Dialogmøte 1 og 2: hva arbeidsgiver må forberede

Ved lengre sykefravær er dialogmøtene de to viktigste milepælene for deg som arbeidsgiver. Dialogmøte 1 skal holdes innen 7 uker og er ditt ansvar å arrangere. Dialogmøte 2 skal holdes innen 26 uker, og der er det NAV som kaller inn. Møtene høres formelle ut, men er i praksis strukturerte samtaler om ett spørsmål: hva skal til for at den ansatte kommer helt eller delvis tilbake i jobb?

De to møtene ved siden av hverandre

	Dialogmøte 1	Dialogmøte 2
Frist	Innen 7 uker etter sykmelding	Innen 26 uker etter sykmelding
Hvem kaller inn	Arbeidsgiver	NAV
Når er det pliktig	Ved 100 % sykmelding; ved gradert sykmelding når det er hensiktsmessig	Hovedregel for alle som fortsatt er sykmeldt, med mindre det er åpenbart unødvendig
Deltakere	Ansatt og nærmeste leder; sykmelder og BHT ved behov	NAV, ansatt og arbeidsgiver; sykmelder når NAV vurderer det nødvendig
Tema	Muligheter for tilrettelegging og gradert arbeid	Hva som er forsøkt, hva som gjenstår, og veien videre
Dokument	Oppfølgingsplanen oppdateres etter møtet	Oppdatert oppfølgingsplan sendes NAV senest en uke før

Dialogmøte 1: ditt møte, ditt ansvar

Innen sju uker skal du ha kalt inn til og gjennomført dialogmøte 1 når den ansatte er 100 prosent sykmeldt. Ved gradert sykmelding holder du møtet hvis det er hensiktsmessig, og det er det ofte: en kort, strukturert samtale ved seks–sju uker fanger opp om graderingen faktisk fungerer.

Deltakerne er den ansatte og deg som leder. Sykmelder skal delta hvis både du og den ansatte ønsker det, eller hvis NAV krever det. Den ansatte kan ta med tillitsvalgt eller verneombud om ønskelig.

Er bedriften tilknyttet en bedriftshelsetjeneste, kan den delta i dialogmøtet. For små bedrifter er det ofte den mest verdifulle bruken av BHT-avtalen: en arbeidshelserådgiver som vurderer arbeidsplassen og foreslår tilrettelegging du ikke hadde tenkt på selv. Les mer om hva en bedriftshelsetjeneste kan bistå med, og sørg for at sykefraværsoppfølging står i planen for bistand dere har avtalt.

Slik forbereder du dialogmøte 1

Kall inn skriftlig i god tid, med tid, sted og hvem som deltar. Spør den ansatte om sykmelder eller BHT bør være med.
Ha oppfølgingsplanen klar. Den skulle vært ferdig innen 4 uker, se guiden til oppfølgingsplanen hvis den ikke er det.
List opp konkrete tilretteleggingsmuligheter på forhånd: endrede oppgaver, gradert arbeid, hjemmekontor, endret arbeidstid, hjelpemidler.
Tenk gjennom hva bedriften tåler. Vær ærlig om hvilke oppgaver som kan flyttes og hvilke som ikke kan det.
Ikke spør om diagnose. Temaet er arbeidsevne og muligheter, ikke sykdom.

Møtet trenger ikke vare mer enn 30–60 minutter. Avslutt alltid med en oppdatert plan: hvem gjør hva, fra når, og når dere evaluerer.

Mellom møtene: aktivitetsplikten ved 8 uker

Senest ved 8 ukers sykmelding inntrer aktivitetsplikten: den ansatte skal som hovedregel være i arbeidsrelatert aktivitet, typisk gradert arbeid. Unntak krever at sykmelder dokumenterer at aktivitet ikke er medisinsk mulig, eller at arbeidsgiver dokumenterer at tilrettelegging ikke lar seg gjøre. Her brukes oppfølgingsplanen og referatet fra dialogmøte 1 som dokumentasjon. Hele fristløpet finner du i oversikten over sykefraværsoppfølging .

Dialogmøte 2: NAV tar regien, du må levere

Innen 26 uker kaller NAV inn til dialogmøte 2. Både du og den ansatte har møteplikt, og møtet kan holdes tidligere hvis du, den ansatte eller sykmelder ber om det. Senest en uke før møtet skal NAV ha den oppdaterte oppfølgingsplanen.

I dette møtet er rollene byttet om: NAV leder, og du skal kunne svare på:

Hvilken tilrettelegging er forsøkt, og hva ble resultatet?
Hvilke muligheter finnes fortsatt i bedriften, helt eller delvis?
Er det aktuelt med tiltak fra NAV, som arbeidsutprøving eller hjelpemidler?
Hva er realistisk plan frem mot 52 uker, når sykepengene fra NAV tar slutt?

Arbeidsgivere som møter uforberedt, uten plan og uten dokumenterte forsøk på tilrettelegging, risikerer både reaksjoner fra NAV og et dårligere utgangspunkt hvis saken senere ender som tvist. God dokumentasjon underveis er den beste forsikringen.

Vanlige feil i dialogmøtene

Møtet holdes ikke, eller holdes for sent. Sju uker går fort. Sett fristen i kalenderen samme dag som sykmeldingen kommer.
Ingen agenda og ingen referat. Uten referat finnes møtet ikke, verken for NAV eller for dere selv.
Lederen snakker mest. Målet er å få frem hva den ansatte selv tror kan fungere.
Tilrettelegging loves, men følges ikke opp. Skriv tiltakene inn i planen med dato og ansvarlig.
BHT brukes aldri. Betaler du for en bedriftshelsetjeneste, bør den brukes der den har størst effekt, og det er ofte nettopp her.

Gjør fristene til rutine

Én sykmelding håndterer de fleste greit. Utfordringen kommer når bedriften har flere fravær i året og fristene skal holdes hver gang. Legg innkallingsmaler, referatmal og fristvarsler inn i HMS-systemet , så starter løpet automatisk ved hver sykmelding. Da blir dialogmøtene det de skal være: korte, konstruktive samtaler som får folk tilbake i jobb.