Oppfølgingsplan ved sykmelding: slik fyller du den ut

Når en ansatt blir sykmeldt, er oppfølgingsplanen det første formelle dokumentet du som arbeidsgiver normalt skal lage. NAVs veiledning om oppfølgingsplanen oppgir fristen på fire uker, samarbeidet med den ansatte og når planen kan være åpenbart unødvendig. Planen deles med sykmelder og oppdateres ved behov.

Mange daglige ledere utsetter planen fordi den virker byråkratisk. I praksis kan den være et kort og konkret dokument. Den skal beskrive arbeidsevne, muligheter og tiltak uten å inneholde diagnose eller unødvendige helseopplysninger.

Hva sier loven?

Plikten følger av arbeidsmiljøloven § 4-6. Kort oppsummert:

Planen skal utarbeides så tidlig som mulig, og senest innen 4 uker
Den lages i samarbeid med den ansatte
Den skal beskrive tilrettelegging og tiltak som gjør at den ansatte kan jobbe helt eller delvis
Den sendes til sykmelder, og NAV kan kreve å få den
Den skal oppdateres underveis, blant annet etter dialogmøte 1

Unntaket er tilfeller der en plan er åpenbart unødvendig, for eksempel ved kort fravær med klar sluttdato, eller der den ansatte er så syk at retur ikke er aktuelt på lenge. Er du i tvil, lag planen. Det tar kort tid og dokumenterer at du har gjort jobben din.

Feltene i oppfølgingsplanen, og hva du skriver

NAV har en mal du kan bruke, men innholdet er viktigere enn skjemaet. Dette skal med:

Del av planen	Hva du skriver	Eksempel
Arbeidsoppgaver før sykmelding	Kort beskrivelse av normale oppgaver og krav i stillingen	Kundemottak, fakturering, noe lagerarbeid med løft opp mot 20 kg
Funksjonsvurdering	Hva den ansatte kan og ikke kan gjøre nå, basert på samtalen dere har hatt	Kan sitte og jobbe 4 timer per dag, kan ikke løfte eller stå lenge
Tilrettelegging som er vurdert	Konkrete tiltak: endrede oppgaver, redusert tempo, hjemmekontor, hjelpemidler, endret turnus	Fritas for lagerarbeid, overtar fakturaoppfølging, hev/senk-pult bestilt
Tiltak som er iverksatt	Hva som faktisk er gjort, med dato	Gradert arbeid 50 % fra 12. mars, oppgaver byttet med kollega
Plan videre og evaluering	Neste steg, med datoer for oppfølgingssamtaler og opptrapping	Ny samtale 26. mars, mål om 80 % fra uke 8
Ansvar	Hvem gjør hva, både leder og ansatt	Leder bestiller utstyr, ansatt melder fra ved endring i funksjon

Skriv om arbeidsevne, aldri om diagnose. Du har ikke krav på å vite hva den ansatte feiler, bare hva vedkommende kan og ikke kan gjøre av arbeid.

Slik gjennomfører du samtalen

Planen er bare så god som samtalen bak den. Et enkelt opplegg:

Ring tidlig. Ta kontakt i løpet av den første uken, før du inviterer til plansamtale. Omsorg først, skjema etterpå.
Avtal et møte, fysisk eller på video. Sett av 30–45 minutter.
Still åpne spørsmål: Hva klarer du å gjøre nå? Hva gjør situasjonen verre? Hva skal til for at du kan gjøre deler av jobben?
Foreslå tilrettelegging konkret. Det er lettere å svare på «kan du ta telefonvakt fire timer hjemmefra?» enn «hva trenger du?»
Skriv planen mens dere snakker, eller rett etterpå, og la den ansatte lese gjennom før den sendes.

Er dere tilknyttet en bedriftshelsetjeneste , kan den bistå både i samtalen og med å vurdere hvilken tilrettelegging som er realistisk. Det er særlig nyttig ved muskel- og skjelettplager og psykiske helseutfordringer, der lederen sjelden har fagkunnskapen selv.

Hvor skal planen sendes?

Sykmelder (fastlegen) skal ha planen senest innen 4 uker. I dag deles den enklest digitalt via nav.no, der både du og den ansatte finner sykefraværsoppfølgingen.
NAV kan be om planen når som helst, og skal ha den i forkant av dialogmøte 2.
Den ansatte skal selvsagt ha sitt eksemplar.

Behandle planen som et personaldokument: lagre den trygt, ikke i en åpen fellesmappe.

Vanlige feil

Planen lages uten den ansatte. Da er den både i strid med loven og ubrukelig i praksis. Tilrettelegging som er diktert, fungerer sjelden.
Den er for generell. «Vi tilrettelegger ved behov» sier ingenting. Skriv hvilke oppgaver, hvor mange timer, fra hvilken dato.
Diagnose og private detaljer havner i planen. Hold deg til funksjon og arbeid.
Planen sendes ikke til sykmelder. Da mister legen muligheten til å vurdere gradert sykmelding opp mot faktiske muligheter på arbeidsplassen.
Den oppdateres aldri. Planen er et levende dokument. Oppdater etter hver evaluering og etter dialogmøter.
Fristen glipper. Fire uker går fort, spesielt hvis lederen selv har det travelt. Legg fristene inn i kalenderen dag én.

Sett fristene i system

Oppfølgingsplanen er første frist i et lengre løp: dialogmøte 1 innen 7 uker, aktivitetsplikt ved 8 uker og dialogmøte 2 innen 26 uker. Hele løpet er beskrevet i oversikten over sykefraværsoppfølging .

Små bedrifter har sjelden HR-avdeling som passer på fristene. Da hjelper det å ha maler og varsler i et HMS-system , slik at oppfølgingsplanen ligger klar som mal og fristene dukker opp automatisk når fraværet registreres. Da bruker du tiden på samtalen med den ansatte, ikke på å lete etter skjemaer.

Les også Gravide arbeidstakere: tilrettelegging og risikovurdering .