Bytte bedriftshelsetjeneste: slik gjør du det

Mange små bedrifter betaler år etter år for en bedriftshelsetjeneste de aldri hører fra. Fakturaen kommer punktlig i januar, og så er det stille til neste januar. Det er dårlig butikk, og verre: en passiv BHT-avtale beskytter deg ikke ved tilsyn. Å bytte bedriftshelsetjeneste er heldigvis enklere enn de fleste tror, og kan som regel gjøres på under en uke.

Tegn på at du bør bytte BHT

Det tydeligste tegnet er fravær av aktivitet. En BHT som gjør jobben sin, er synlig i bedriften gjennom året. Sammenlign din leverandør med tabellen under:

Kjenner du igjen to eller flere punkter i venstre kolonne, betaler du sannsynligvis for noe du ikke får. Ved tilsyn fra Arbeidstilsynet er det nettopp plan for bistand og dokumentert aktivitet inspektøren spør etter, ikke selve avtaledokumentet.

Typiske grunner til at bedrifter bytter

• Ingen aktivitet: avtalen har vært sovende i årevis, og ingen hos leverandøren kjenner bedriften
• Manglende plan for bistand: uten plan er avtalen i praksis bare et medlemskap, og det oppfyller ikke kravene
• Prishopp: grunnbeløpet øker 15–20 prosent ved fornyelse, uten at leveransen endres
• Skjulte tillegg: alt utover selve avtalen faktureres ekstra, til priser du først ser på fakturaen
• Vokst ut av avtalen: bedriften har fått flere ansatte eller nye arbeidsoppgaver med annen risiko, og leverandøren har ikke fulgt med

Slik bytter du, steg for steg

1. Sjekk bindingstid og oppsigelsesfrist

Finn frem avtalen og se etter bindingstid og oppsigelsesfrist. De fleste BHT-avtaler løper per kalenderår med én til tre måneders oppsigelsesfrist. Noen leverandører har lengre binding; da planlegger du byttet mot utløpsdatoen. Send oppsigelsen skriftlig, gjerne på e-post, og be om bekreftelse.

2. Få ny avtale på plass først

Bedrifter med BHT-plikt skal være tilknyttet en godkjent BHT til enhver tid. Signer derfor ny avtale før den gamle utløper, med oppstart dagen etter at den gamle avtalen slutter. Da står du aldri uten avtale, og du har dokumentasjonen i orden om tilsynet skulle komme midt i byttet.

Pass på at den nye leverandøren er godkjent av Arbeidstilsynet . En avtale med en ikke-godkjent aktør oppfyller ikke plikten, uansett hvor god tjenesten ellers er.

3. Be om dokumentasjonen din

Alt BHT har gjort for bedriften, tilhører bedriften. Be den gamle leverandøren oversende:

• Gjennomførte kartlegginger og målinger, for eksempel støy eller kjemisk eksponering
• Tidligere planer for bistand og årsrapporter
• Oversikt over gjennomførte helseundersøkelser og hvem som er omfattet
• Eventuelle rapporter fra arbeidsplassvurderinger og dialogmøter

Journalopplysninger om enkeltansatte følger egne regler og overføres av helsepersonellet, men oversikten over hva som er gjort, skal du ha. Arkiver alt i HMS-systemet ditt, så ligger historikken samlet uansett leverandør.

4. Start den nye avtalen med en plan

Det første den nye BHT-en skal levere, er en plan for bistand basert på din risikovurdering. Bruk oppstartsmøtet til å gå gjennom risikoen i bedriften, avtale årets aktiviteter og sette datoer. En leverandør som ikke foreslår dette selv i første møte, har du ingen grunn til å tro blir bedre enn den forrige.

Hva koster det å bytte?

Selve byttet koster normalt ingenting utover tiden det tar. Du betaler den gamle avtalen ut oppsigelsesperioden og den nye fra oppstart. Mange opplever at byttet i seg selv gir lavere pris, fordi den gamle avtalen har fått vokse med årlige prishopp mens markedsprisen har stått stille. Sammenlign tilbudet du får med de typiske nivåene i oversikten over hva bedriftshelsetjeneste koster før du signerer.

Vanlige spørsmål om bytte av BHT

Kan jeg si opp midt i avtaleperioden hvis BHT ikke leverer? Har leverandøren vesentlig misligholdt avtalen, for eksempel aldri levert plan for bistand, kan du ha rett til å heve. Start med en skriftlig reklamasjon; ofte løser det seg med en avslutning i minnelighet.

Må jeg varsle Arbeidstilsynet om byttet? Nei. Du må bare kunne dokumentere at bedriften er tilknyttet en godkjent BHT. Oppdater gjerne HMS-håndboken med navnet på ny leverandør.

Mister vi opparbeidet historikk? Ikke hvis du følger steg 3. Be om dokumentasjonen skriftlig før den gamle avtalen avsluttes, mens leverandøren fortsatt har et forhold til deg som kunde.

Hvor lang tid tar et bytte? Selve den nye avtalen er normalt på plass i løpet av noen dager. Det som tar tid, er oppsigelsesfristen på den gamle.

Merker de ansatte noe til byttet? Lite, utover at BHT plutselig blir synlig. Informer kort på et personalmøte om hvem den nye leverandøren er, og sørg for at verneombudet kjenner kontaktpersonen. Planlagte helseundersøkelser videreføres hos ny leverandør etter samme risikovurdering som før.

Vurderer du å bytte? Send inn skjemaet på forsiden med noen ord om dagens avtale, så får du et konkret tilbud med fast pris innen 24 timer, og hjelp til å time byttet mot oppsigelsesfristen din.