HMS-egenerklæring: hva det er og når du trenger den

En HMS-egenerklæring er et signert dokument der bedriften bekrefter at den oppfyller lovens krav til helse, miljø og sikkerhet. Den dukker som regel opp første gang i et konkret øyeblikk: dere skal levere tilbud i et offentlig anbud, eller en hovedentreprenør eller større kunde krever den før kontrakt. Da er spørsmålet ikke om erklæringen kan skaffes, men om det dere signerer på, faktisk stemmer.

Når kreves HMS-egenerklæring?

• Offentlige anskaffelser. I anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal oppdragsgiver kreve HMS-egenerklæring fra den leverandøren som vinner kontrakter om tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som skal utføres i Norge. Mange oppdragsgivere ber om den allerede ved tilbudsinnlevering.
• Private hoved- og totalentreprenører krever den rutinemessig av underentreprenører, ofte som del av leverandørgodkjenning i systemer for prekvalifisering.
• Større private kunder bruker den som enkel HMS-sjekk av leverandører, for eksempel ved rammeavtaler på håndverkstjenester, renhold eller transport.

For små bedrifter i bygg og anlegg er egenerklæringen i praksis en billett til markedet: uten den kommer du ikke gjennom prekvalifiseringen, uansett pris.

Hva signerer du egentlig på?

Standardformuleringen i offentlige anbud er en bekreftelse på at virksomheten oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften. Konkret innebærer det at du med daglig leders signatur bekrefter blant annet:

Erklæringen signeres av daglig leder, og i mange varianter også av en representant for de ansatte. Det er nettopp denne dobbeltsignaturen som gjør den til mer enn en formalitet: du bekrefter på vegne av bedriften, med de ansattes vitnesbyrd, at systemet finnes.

Hva om vi signerer uten å ha det på plass?

En uriktig egenerklæring er ikke en bagatell:

• I offentlige anskaffelser kan uriktige opplysninger gi avvisning fra konkurransen og i alvorlige tilfeller utestengelse fra fremtidige konkurranser.
• Oppdager hovedentreprenøren ved revisjon eller hendelse at HMS-systemet ikke finnes, er det typisk hevingsgrunn i kontrakten.
• Skjer det en ulykke, vil både Arbeidstilsynet og eventuelt politiet se på hva bedriften har erklært, mot hva som faktisk var på plass.

Den gode nyheten: for en liten bedrift er avstanden fra null til reelt dekning som regel kort. Det handler om dokumenter og rutiner som uansett er lovpålagt.

Sjekkliste før du signerer

Gå gjennom disse punktene, så vet du at erklæringen er sann:

1. Skriftlig internkontroll finnes og beskriver deres drift. De fem skriftlige kravene i internkontrollforskriften § 5 er minimum: HMS-mål, organisering og ansvar, risikovurdering med tiltak, avviksrutiner og rutine for årlig gjennomgang.
2. Risikovurderingen er oppdatert og signert i inneværende år.
3. Daglig leder har tatt HMS-kurs. Plikten etter arbeidsmiljøloven § 3-5 er personlig, og kursbevis etterspørres ofte sammen med egenerklæringen.
4. Vernetjenesten stemmer. Fra 5 ansatte: valgt verneombud. Under 5: skriftlig avtale om alternativ verneordning , som må fornyes hvert annet år.
5. Bedriftshelsetjeneste hvis næringskoden krever det. BHT-plikten følger bransje, ikke størrelse, og dokumentasjon på BHT-avtale er et vanlig tilleggskrav i anbud. Usikker? Se hvem som må ha bedriftshelsetjeneste .
6. Ansattes representant er informert og kan medsignere med god samvittighet.

HMS-egenerklæring er ikke det samme som HMS-kort

I byggenæringen blandes de to ofte. HMS-egenerklæringen gjelder bedriften og dens system. HMS-kortet er et personlig ID-kort som alle som jobber på bygge- og anleggsplasser skal bære, se egen guide om HMS-kort . Til et byggeprosjekt trenger dere som regel begge deler, pluss ofte dokumentasjon på yrkesskadeforsikring og OTP.

Hvor finner jeg selve skjemaet?

I offentlige anbud følger skjemaet konkurransegrunnlaget, ofte som vedlegg basert på den norske standardformuleringen for HMS-egenerklæring. Private oppdragsgivere har gjerne egne varianter i sine leverandørportaler. Du skal altså sjelden lage dokumentet selv, jobben er å kunne signere det sannferdig, og å kunne legge frem dokumentasjonen bak hvis noen ber om den.

Ferdig tekst du kan kopiere

Ber oppdragsgiveren om en HMS-egenerklæring uten å legge ved eget skjema, kan du bruke denne teksten, som følger standardformuleringen:

Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Denne bekreftelsen gjelder: [virksomhetens navn], org.nr. [organisasjonsnummer]

Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften).

Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.

Dato: [dato] Daglig leder: [navn og signatur]

Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Dato: [dato] Representant for de ansatte: [navn og signatur]

Fyll inn feltene i klammer, og husk at begge signaturene skal på plass: daglig leders bekreftelse på vegne av virksomheten, og de ansattes representant som bekrefter at tiltakene faktisk er iverksatt. I enkeltpersonforetak uten ansatte utgår den siste signaturen.

Merk at det formelle kravet om HMS-egenerklæring ble tatt ut av anskaffelsesforskriften i 2017, så offentlige oppdragsgivere er ikke lenger pålagt å kreve den. I praksis lever skjemaet likevel i beste velgående: StartBANK krever HMS-egenerklæring som del av registreringen, og private byggherrer og hovedentreprenører ber fortsatt rutinemessig om den ved leverandørgodkjenning og kontrakt.

Hvor lenge gjelder en HMS-egenerklæring?

Erklæringen gjelder situasjonen på signeringstidspunktet, og de fleste oppdragsgivere krever at den er nylig datert, gjerne ikke eldre enn seks måneder. I praksis betyr det at du signerer en ny for hvert anbud eller hver leverandørgodkjenning. Det er nok et argument for å ha systemet bak i løpende orden: da er en ny signatur et minutts arbeid, ikke en ukes brannslukking.

Fra forespørsel til signert erklæring på under en uke

Står du med en anbudsfrist og mangler systemet bak signaturen, er dette raskeste vei:

1. Daglig leder gjennomfører HMS-kurs (nettkurs tas på noen timer)
2. Gjennomfør risikovurdering med de ansatte
3. Få på plass HMS-håndbok med mål, ansvar og avviksrutiner
4. Avklar verneombud eller signer alternativ avtale
5. Tegn BHT-avtale hvis bransjen krever det

Et ferdig oppsatt HMS-system med maler og rutiner tilpasset små bedrifter gjør at punkt 2 til 4 kan gjøres unna på dager, ikke uker. Trenger du hjelp til å komme i mål før fristen, send inn skjemaet på forsiden, så tar vi det derfra.