Under 5 ansatte? Slik avtaler dere alternativ verneordning

Siden 1. januar 2024 skal alle virksomheter med fem eller flere ansatte ha verneombud . Har dere færre enn fem, åpner arbeidsmiljøloven § 6-1 for å avtale en annen ordning, en såkalt alternativ verneordning. Men mange små bedrifter tråkker feil her: de har verken verneombud eller avtale, og da bryter de loven.

Hovedregelen og unntaket

Tre ting er verdt å merke seg:

• Alle ansatte teller, også deltidsansatte. En bedrift med tre fulltidsansatte og to på deltid har fem ansatte og må ha verneombud
• En muntlig enighet om at «vi tar HMS på personalmøtene» er ikke gyldig. Avtalen må være skriftlig
• Avtalen gjelder i maksimalt to år av gangen og må deretter fornyes

Passerer dere fem ansatte, faller ordningen bort fra samme dag, og verneombud skal velges selv om avtalen har tid igjen.

Hva skal avtalen inneholde?

Loven sier at partene kan avtale «en annen ordning», men ordningen må faktisk ivareta vernearbeidet. En avtale som bare sier at dere ikke har verneombud, holder ikke. Avtalen bør beskrive konkret hvordan oppgavene et verneombud ellers ville hatt, blir løst.

Dette bør avtalen dekke, punkt for punkt:

1. Parter: virksomhetens navn og organisasjonsnummer, og navnene på alle ansatte som inngår avtalen
2. Hjemmel: at avtalen inngås etter arbeidsmiljøloven § 6-1 første ledd
3. Ordningen: hvordan vernearbeidet ivaretas i praksis, for eksempel:
   • HMS som fast punkt på personalmøtene, med hvilken hyppighet
   • hvem som har ansvar for å ta imot meldinger om avvik og farlige forhold
   • at vernerunde gjennomføres minst årlig, og hvem som deltar
   • hvordan de ansatte medvirker i risikovurderinger og ved endringer
4. Kontaktperson: hvem de ansatte går til med HMS-saker i det daglige
5. Varighet: dato for inngåelse og at avtalen gjelder i inntil to år
6. Fornyelse: at avtalen skal vurderes og fornyes senest to år etter inngåelse, eller tidligere ved vesentlige endringer
7. Bortfall: at avtalen automatisk faller bort dersom virksomheten får fem eller flere ansatte
8. Signatur: dato og underskrift fra arbeidsgiver og samtlige ansatte

Kopier punktlisten inn i et dokument, fyll ut med deres egne detaljer, og la alle signere. Arkiver avtalen sammen med resten av HMS-dokumentasjonen, for eksempel i HMS-håndboken .

Ordningen må fungere i praksis

Arbeidstilsynet ser ikke bare etter et dokument, men etter en ordning som virker. Det betyr at dere også må kunne vise:

• referater eller notater fra møtene der HMS faktisk ble tatt opp
• gjennomførte vernerunder og risikovurderinger
• at avvik som er meldt, er fulgt opp

En ryddig tommelfingerregel: den alternative ordningen skal gi de ansatte minst like god mulighet til å ta opp arbeidsmiljøsaker som et verneombud ville gjort. I en bedrift på tre personer er det fullt oppnåelig med faste møtepunkter og lav terskel for å si fra.

Når bør dere heller velge verneombud?

Alternativ ordning er tillatt under fem ansatte uansett bransje, men den er ikke alltid det klokeste valget. Vurder å velge verneombud likevel hvis:

• dere jobber med reell risiko, som bygg, verksted, servering eller kjemikalier
• dere snart passerer fem ansatte, da slipper dere overgangen midt i vekstfasen
• oppdragsgivere krever verneombud i sine kontraktskrav, noe som er vanlig i bygg og anlegg

Velger dere verneombud frivillig, gjelder de vanlige reglene, inkludert kravet om opplæring av verneombudet .

Vanlige spørsmål

Kan daglig leder være kontaktperson i ordningen? Ja. I motsetning til verneombudsrollen, som daglig leder ikke kan ha, kan den alternative ordningen legge det daglige HMS-arbeidet til lederen, så lenge de ansatte reelt kan melde fra og medvirke.

Hva skjer hvis vi glemmer å fornye etter to år? Da har dere ikke lenger en gyldig ordning, og hovedregelen om verneombud gjelder. Sett fornyelsen inn i HMS-årshjulet, så skjer det automatisk.

Må nyansatte signere avtalen? Ja. Avtalen er inngått mellom arbeidsgiver og de ansatte, så en nyansatt bør tiltre avtalen skriftlig, eller så inngår dere en ny.

Gjelder dette også enkeltpersonforetak? Et enkeltpersonforetak uten ansatte trenger verken verneombud eller avtale. Fra første ansatte gjelder reglene som for alle andre.

Teller innehaver eller daglig leder med i antallet ansatte? Ansatte i virksomheten teller. En innehaver av enkeltpersonforetak uten ansettelsesforhold teller ikke, men en ansatt daglig leder gjør det.

Avtalen er ett dokument, men den henger sammen med resten: risikovurdering, vernerunder, avviksrutine og fornyelse annethvert år. Et HMS-system holder orden på dokumentene og varsler når avtalen skal fornyes, slik at ordningen aldri sovner stille inn.