Tuka guide
Internkontrollforskriften enkelt forklart: de 8 kravene
Internkontrollforskriften gjelder alle virksomheter med ansatte. Her er de åtte kravene i § 5 forklart på vanlig norsk, med eksempler på hva som må være skriftlig.
Internkontrollforskriften er forskriften som gjør HMS-arbeid til en plikt for alle virksomheter med ansatte. Den sier ikke bare at du skal jobbe med helse, miljø og sikkerhet, men hvordan: systematisk, dokumentert og tilpasset risikoen i virksomheten.
Hvem gjelder forskriften for?
Alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere, uavhengig av bransje og størrelse. Et AS med én ansatt er omfattet. Et enkeltpersonforetak uten ansatte er i utgangspunktet ikke, men kravene slår inn ved første ansettelse, og i bygg og anlegg gjelder egne krav også for enkeltpersonforetak.
Ansvaret ligger hos den som leder virksomheten, altså daglig leder eller eier. Det kan ikke delegeres bort, selv om oppgavene kan fordeles.
De 8 kravene i § 5
| # | Krav | Skriftlig? |
|---|---|---|
| 1 | Sørge for at lover og forskrifter som gjelder virksomheten er tilgjengelige, og ha oversikt over kravene som er særlig viktige | Nei |
| 2 | Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS-arbeidet | Nei |
| 3 | Sørge for at arbeidstakerne medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes | Nei |
| 4 | Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet | Ja |
| 5 | Ha oversikt over organisasjonen, inkludert hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt | Ja |
| 6 | Kartlegge farer og problemer, vurdere risiko, og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoen | Ja |
| 7 | Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser (avvik) | Ja |
| 8 | Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen | Ja |
Krav 1–3 kan du oppfylle muntlig og i praksis. Krav 4–8 må kunne dokumenteres skriftlig, og det er disse Arbeidstilsynet ber om ved tilsyn .
Hva betyr kravene i praksis for en liten bedrift?
HMS-mål (krav 4). Ikke skriv svulstige visjoner. Tre konkrete mål holder, for eksempel: ingen fraværsskader, alle avvik lukket innen 14 dager, vernerunde gjennomført hvert halvår.
Ansvarskart (krav 5). En halv side: hvem er daglig leder, hvem er verneombud, hvem har ansvar for brannvern og førstehjelp. I en bedrift med fem ansatte er dette gjort på ti minutter.
Risikovurdering (krav 6). Kjernen i hele forskriften. Kartlegg hva som kan gå galt, vurder sannsynlighet og konsekvens, og bestem tiltak med frist og ansvarlig. Følg guiden vår for risikovurdering steg for steg .
Avviksrutine (krav 7). En enkel rutine som sier hvordan ansatte melder fra når noe går galt eller nesten går galt, hvem som følger opp, og hvordan dere hindrer gjentakelse.
Årlig gjennomgang (krav 8). Én gang i året: virker systemet? Er risikovurderingen oppdatert? Ble avvikene fulgt opp? Skriv et kort referat.
Tilpasset virksomhetens risiko
Forskriften krever at internkontrollen tilpasses art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Et snekkerfirma trenger mer enn et regnskapskontor. Det betyr også at du ikke trenger et system dimensjonert for hundre ansatte: poenget er at dokumentasjonen er fersk, relevant og faktisk brukes.
Vanlige feil
- Permen ble laget for tre år siden og aldri åpnet igjen
- Risikovurderingen beskriver en annen virksomhet enn den dere faktisk driver
- Avvik meldes muntlig og forsvinner
- Ingen kan svare på hvem som har HMS-ansvar når daglig leder er borte
Et enkelt HMS-system løser dette med påminnelser, ferdige bransjemaler og avviksmelding fra mobilen, slik at internkontrollen lever hele året og ikke bare ved tilsyn. Når permen faktisk er nok, og når den bryter sammen, er vurdert i perm eller digitalt HMS-system .
Slipp å gjøre alt selv
Få HMS-system og bedriftshelsetjeneste til fast pris.
Fortell oss kort om bedriften, så får du et konkret og uforpliktende tilbud innen 24 timer.
Be om tilbud nåLes også