Åpenhetsloven for små bedrifter: under terskelen, men kunden spør likevel

Åpenhetsloven gjelder etter all sannsynlighet ikke for bedriften din. Likevel sitter du kanskje med et aktsomhetsskjema fra en stor kunde i innboksen, med spørsmål om menneskerettigheter, lønnsvilkår og HMS, og en frist. Forklaringen er enkel: loven pålegger de store virksomhetene å undersøke leverandørkjeden sin, og i den kjeden er du. Denne guiden viser hvor tersklene faktisk går, hvorfor skjemaene kommer, og hvordan en liten bedrift svarer sannferdig på en ettermiddag.

Tersklene: hvem er omfattet av loven?

Loven gjelder “større virksomheter”, og definisjonen i åpenhetsloven § 3 er presis. Omfattet er virksomheter som enten regnes som store foretak etter regnskapsloven, eller som på balansedagen oppfyller minst to av disse tre tersklene:

Terskel	Grense
Salgsinntekt	70 millioner kroner
Balansesum	35 millioner kroner
Gjennomsnittlig antall årsverk	50 årsverk

Merk logikken: du må oppfylle to av tersklene for å være omfattet. En bedrift med 60 millioner i omsetning og 12 ansatte er derfor ikke omfattet selv om balansesummen skulle passere 35 millioner, fordi bare én terskel er oppfylt. De aller fleste norske småbedrifter ligger trygt under, og har dermed ingen lovplikt til aktsomhetsvurderinger, redegjørelser eller å besvare informasjonskrav etter loven.

Hvorfor får du skjemaet likevel?

Fordi kunden din er omfattet. Virksomheter over terskelen skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger av egen virksomhet og hele leverandørkjeden: de skal kartlegge risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, også hos leverandørene sine. Den kartleggingen gjøres i praksis med spørreskjemaer til leverandørene, og dermed lander lovens arbeid på ditt bord, uten at loven gjelder deg.

Det er verdt å ta skjemaet alvorlig av en kommersiell grunn: for kunden er svaret ditt en del av deres lovpålagte dokumentasjon. Leverandører som ikke svarer, eller svarer tynt, blir fort kategorisert som “høy risiko”, og det er en dårlig merkelapp å ha når rammeavtalen skal fornyes. Samme logikk som med HMS-egenerklæringen i anbud: skjemaet er en billett til fortsatt kundeforhold.

Hva spør skjemaene om?

Skjemaene varierer, men for en liten norsk bedrift koker de nesten alltid ned til tre områder du selv rår over:

Egne arbeidsforhold og HMS: driver dere systematisk HMS-arbeid, finnes risikovurdering og avvikshåndtering, har dere verneombud eller alternativ ordning
Lønns- og arbeidsvilkår: skriftlige arbeidsavtaler, lovlig arbeidstid, minst allmenngjort eller tariffestet lønn der det gjelder, yrkesskadeforsikring og OTP
Egen leverandørkjede: hvem er deres vesentligste leverandører, og har dere rutiner for å fange opp useriøse aktører

Noen skjemaer spør også om policyer for menneskerettigheter og varslingskanaler. Svar ærlig på nivået deres: en bedrift med sju ansatte forventes ikke å ha et konsernprogram for menneskerettigheter, men den forventes å ha orden i eget hus.

Slik svarer du på en ettermiddag

Har du internkontrollen i orden, er skjemaet i hovedsak en gjenbruksøvelse:

Hent frem HMS-dokumentasjonen. Rutiner, risikovurdering og avvikshåndtering etter internkontrollforskriften svarer direkte på HMS-spørsmålene, og et samlet HMS-system gjør at du finner alt på ett sted.
Dokumenter arbeidsvilkårene. Bekreft skriftlige arbeidsavtaler, arbeidstidsordning, lønnsnivå mot eventuelle allmenngjorte satser, yrkesskadeforsikring og OTP.
Lag en enkel leverandøroversikt. For en liten bedrift holder en tabell over de viktigste leverandørene med organisasjonsnummer og hva de leverer; kommenter kort hvordan dere velger seriøse leverandører.
Svar presist der dere har hull. Mangler noe, skriv hva og når det kommer på plass, i stedet for å pynte.
Arkiver svaret. Neste skjema fra neste storkunde er 80 prosent identisk, og da er dette en halvtimesjobb.

Én regel over alle: ikke pynt på svarene

Aktsomhetsskjemaet er en egenerklæring, og det er ikke lov å lyve i den. Uriktige svar kan være avtalebrudd som gir kunden hevingsrett, og oppdages gapet ved en hendelse, revisjon eller et tilsyn fra Arbeidstilsynet , står du igjen med både et kontraktsproblem og et troverdighetsproblem. Kunden din skal dessuten kunne bli spurt av hvem som helst om sine aktsomhetsvurderinger etter lovens innsynsregler, så svaret ditt kan i praksis bli lest av flere enn innkjøperen.

Den gode nyheten er at kravene til en liten norsk bedrift i disse skjemaene nesten utelukkende handler om ting som allerede er lovpålagt. Fungerende internkontroll er fundamentet: har du den, svarer du sant med god margin. Har du den ikke, er skjemaet et utmerket påskudd for å få den på plass, siden Arbeidstilsynet stiller nøyaktig de samme kravene uansett.

Vanlige spørsmål

Vi er under tersklene. Kan vi bare la være å svare? Juridisk ja, kommersielt sjelden lurt. Kunden må håndtere manglende svar som risiko, og velger til slutt leverandører som gjør jobben deres enkel.

Kunden krever at vi “etterlever åpenhetsloven”. Er det riktig? Formuleringen er upresis, men vanlig. Det de kan kreve avtalerettslig, er at du gir informasjonen de trenger til sine aktsomhetsvurderinger, og at dine faktiske forhold er i orden. Svar på innholdet i stedet for å diskutere lovhenvisningen.

Gjelder dette også i byggebransjen? I høyeste grad; der kommer aktsomhetsskjemaene ofte i tillegg til seriøsitetskrav som StartBANK og HMS-kort, og dokumentasjonen bak er i stor grad den samme.

Bør vi lage vår egen redegjørelse selv om loven ikke krever det? Som regel nei. En liten bedrift er bedre tjent med å ha dokumentasjonen klar og svare presist på kundenes skjemaer enn å produsere en frivillig rapport ingen har bedt om. Unntaket er hvis dere nærmer dere tersklene: da lønner det seg å begynne å jobbe strukturert med leverandøroversikt og aktsomhet et år i forveien, så plikten ikke kommer som et sjokk.

Hva om en av våre leverandører ikke kan svare for seg? Da har du funnet nettopp det kundens aktsomhetsvurdering skal avdekke. Still samme enkle krav videre: ryddige arbeidsforhold og dokumentert HMS. Leverandører som ikke kan bekrefte det, er en risiko for deg lenge før de blir et skjema-problem.