Kronisk syk eller gravid ansatt? Slik slipper du arbeidsgiverperioden

Arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager er den dyreste delen av alt sykefravær, fordi regningen er din alene. Men har du en ansatt med kronisk sykdom eller svangerskapsrelatert fravær, finnes det et unntak i folketrygdloven § 8-20 som altfor få småbedrifter kjenner til: NAV kan overta sykepengene i arbeidsgiverperioden, fra første fraværsdag.

Hva unntaket faktisk er verdt

En full arbeidsgiverperiode koster lønn i inntil 16 dager pluss feriepenger og arbeidsgiveravgift. For en ansatt med 550 000 kroner i årslønn snakker vi fort om 35 000–40 000 kroner per periode. Har den ansatte fire–fem fraværsperioder i året, som slett ikke er uvanlig ved kronisk sykdom, blir det mer enn 150 000 kroner årlig som NAV kan overta. Regn gjerne på egne tall i artikkelen om hva sykefravær koster .

Og her kommer detaljen som gjør ordningen ekstra verdifull: etter godkjenning refunderer NAV alt sykefravær for den ansatte i arbeidsgiverperioden, også egenmeldingsdager, og uavhengig av om det enkelte fraværet skyldes den kroniske sykdommen eller noe helt annet.

To varianter av unntaket

I tillegg kan unntak gis når en ansatt har forhøyet fraværsrisiko i en avgrenset behandlingsperiode, med forventet bedring innen to år. Det er praktisk ved for eksempel kreftbehandling eller planlagte operasjoner med rehabilitering.

For gravide er kravet om forsøkt tilrettelegging reelt. NAV forventer at dere har vurdert lettere oppgaver, endret turnus eller annet arbeid før unntaket innvilges, så dokumenter hva som er prøvd.

Hvem søker, og hvordan

Både arbeidsgiver og den ansatte kan søke, men i praksis bør du som arbeidsgiver ta initiativet, det er tross alt du som betaler arbeidsgiverperioden. Søknaden sendes digitalt til NAV med dokumentasjon fra lege.

Slik går du frem:

1. Ta praten med den ansatte. Ordningen er en fordel for begge parter, den ansatte slipper å føle seg som en belastning, og mange opplever det som en lettelse at fraværet ikke lenger koster arbeidsgiveren noe.
2. Skaff dokumentasjon fra lege på at sykdommen er langvarig eller kronisk, eller at fraværet er svangerskapsrelatert.
3. Send søknaden digitalt via nav.no. Ved kronisk sykdom gjelder vedtaket tidligst fra dagen NAV mottok søknaden, så ikke vent til neste fraværsperiode er i gang.
4. Krev refusjon gjennom inntektsmeldingen når fravær oppstår. Den som sender kravet trenger riktig rolle eller enkeltrettighet i Altinn.

Refusjonsfristen på 3 måneder

Fristen for å kreve refusjon er 3 måneder. Det betyr at et godkjent unntak ikke hjelper hvis lønningsansvarlig glemmer å sende kravet. Legg refusjonskravet inn som fast rutine i lønnskjøringen, og få fristene inn i samme system som resten av sykefraværsoppfølgingen . Verktøyet sykefraværsfrister hjelper deg å holde oversikten per sak.

Vær også oppmerksom på at egenmeldingsdager må registreres like ryddig som sykmeldt fravær for at refusjonen skal bli riktig. Reglene for egenmelding gjelder som før, det er bare regningen som flyttes til NAV.

Et regneeksempel fra virkeligheten

En regnskapsmedarbeider med leddgikt i en bedrift med åtte ansatte har historisk hatt fem–seks fraværsperioder i året, en blanding av egenmeldinger og korte sykmeldinger. Med 520 000 kroner i årslønn koster hver hele arbeidsgiverperiode bedriften rundt 35 000 kroner med feriepenger og arbeidsgiveravgift, og de kortere fraværene noen tusenlapper hver. Samlet årskostnad: gjerne 80 000–120 000 kroner.

Etter et godkjent unntak sender bedriften inntektsmelding med refusjonskrav for hvert fravær, og NAV overtar hele regningen fra første dag. Den ansatte merker ingen forskjell, lønnen løper som før. Det eneste som kreves av bedriften, er én søknad med legedokumentasjon og en lønnsrutine som husker 3-månedersfristen. Få timers arbeid, sekssifret årlig effekt.

Vanlige feil å unngå

• Å vente med søknaden. Ved kronisk sykdom får du ingenting for fravær før søknadsdatoen. Søk med en gang mønsteret er tydelig.
• Å tro at unntaket bare gjelder én diagnose. Etter godkjenning dekkes alt fravær i arbeidsgiverperioden, også forkjølelsen som ikke har noe med den kroniske sykdommen å gjøre.
• Å glemme fornyelse og endringer. Vedtak kan være tidsbegrensede. Sett en påminnelse på utløpsdatoen.
• Å droppe oppfølgingen. Unntaket fritar deg for regningen, ikke for oppfølgingsplan og dialogmøter.

Er utfordringen ikke én kronisk syk ansatt, men at bedriften er så liten at ethvert fravær svir, finnes det for øvrig en annen ordning å kjenne til: NAV tilbyr en egen forsikring mot sykepengeansvar for små bedrifter, som mot en årlig premie dekker deler av arbeidsgiverperioden for alle ansatte. Den løser et annet problem enn unntaket, men for de minste virksomhetene kan de to ordningene sammen ta det meste av brodden av fraværskostnadene.

Sett det i system

Unntak fra arbeidsgiverperioden er den enkeltordningen med størst kroneverdi i hele NAV-katalogen for arbeidsgivere, og den krever bare én god søknad. Flere ordninger, som tilskudd til ekspertbistand og inkluderingstilskudd, finner du i oversikten over NAVs støtteordninger for arbeidsgivere .

Utfordringen for de fleste småbedrifter er ikke å forstå reglene, men å fange opp sakene og holde fristene når hverdagen ruller. Et HMS-system med faste rutiner for fraværsregistrering og oppfølging gjør at ordninger som denne faktisk blir brukt, i stedet for å bli oppdaget tre år og seks arbeidsgiverperioder for sent.