Egenmelding: regler, dager og vanlige misforståelser

Egenmelding betyr at den ansatte selv melder fra om sykefravær uten legeerklæring. Ordningen er regulert i folketrygdloven, men mange av detaljene bestemmer faktisk du som arbeidsgiver. Derfor bør reglene stå svart på hvitt i personalhåndboken eller HMS-håndboken , slik at både ledere og ansatte vet hva som gjelder.

Hovedreglene

Merk at det er kalenderdager, ikke arbeidsdager. Blir den ansatte syk fredag, teller lørdag og søndag med, og på mandag kreves sykmelding hvis fraværet fortsetter under standardordningen.

De viktigste detaljene

• To måneders ansettelse: Retten til egenmelding gjelder først etter at den ansatte har jobbet hos deg i minst to måneder. Etter lengre avbrudd i arbeidsforholdet må opptjeningen skje på nytt.
• Bare i arbeidsgiverperioden: Egenmelding kan kun brukes i de første 16 kalenderdagene av et fravær, altså perioden der du som arbeidsgiver betaler sykepengene. Er den ansatte tilbake etter en sykmelding, kan egenmelding først brukes igjen når du har gjenopptatt arbeidet og det har gått 16 dager siden forrige fravær startet et nytt arbeidsgiverperiodeløp.
• Egenmelding etterfulgt av sykmelding: Fortsetter fraværet ut over egenmeldingsdagene, må den ansatte til lege. Kommer det ikke sykmelding fra dag 4, kan du la egenmeldingsdagene stå ubetalte.
• Skriftlig bekreftelse: Du kan kreve at den ansatte bekrefter egenmeldingen skriftlig første arbeidsdag etter fraværet. Uten bekreftelse kan retten til sykepenger for egenmeldingsdagene falle bort.
• Barns sykdom er noe annet: Fravær med sykt barn føres på egen kvote («sykt barn-dager») og teller ikke som egenmelding for egen sykdom.

Utvidede ordninger: opptil 8 dager

Standardreglene er et minimum. Som arbeidsgiver kan du gi bedre vilkår, og mange gjør det etter mønster fra tidligere IA-avtaler: inntil 8 kalenderdager per fravær og 24 dager totalt per 12 måneder, uten begrensning på antall ganger.

Hvorfor velge en rausere ordning frivillig?

• Færre unødvendige legebesøk. En ansatt med influensa dag 4 blir ikke friskere av å sitte på legevakten for å hente papir.
• Ærligere fravær. Med romsligere egenmelding er det mindre fristende å «strekke» en sykmelding.
• Tidligere dialog. Egenmelding forutsetter kontakt med leder, og den kontakten er gull verdt for tidlig oppfølging.

Velger du utvidet ordning, skal den drøftes med de ansatte, og den bør skrives ned med tydelige rammer. Du kan også stille krav, for eksempel at den ansatte ringer leder i stedet for å sende melding.

Kan du ta fra noen retten til egenmelding?

Ja, i visse tilfeller. Hvis en ansatt har brukt opp kvoten, eller du har rimelig grunn til å anta at fravær meldes uten at den ansatte er syk, kan du beslutte at vedkommende mister retten til egenmelding og må levere sykmelding fra første dag. Beslutningen skal vurderes på nytt etter seks måneder. Dette er et kraftig virkemiddel: bruk det ryddig, skriftlig og aldri som overraskelse.

Vanlige misforståelser

• «Tre dager betyr tre arbeidsdager.» Nei, kalenderdager. Helg teller med.
• «Fire ganger i året betyr per kalenderår.» Nei, per løpende 12-månedersperiode, regnet fra første egenmelding.
• «Egenmelding kan brukes rett etter en sykmelding.» Nei. Umiddelbart etter en sykmeldingsperiode kan ikke egenmelding brukes; den ansatte må ha gjenopptatt arbeidet, og nytt fravær i samme arbeidsgiverperiode krever sykmelding.
• «Nyansatte kan bruke egenmelding fra dag én.» Nei, først etter to måneders ansettelse.
• «Arbeidsgiver kan kreve å få vite diagnosen.» Nei. Du kan kreve å få vite at fraværet skyldes sykdom, ikke hva slags.
• «Egenmeldingsdager er gratis for bedriften.» Nei. Du betaler full lønn i arbeidsgiverperioden, og fraværet koster fort flere tusen kroner dagen i tapt produksjon. Regn på det i sykefraværskalkulatoren .

Følg med på mønsteret, ikke enkeltdagene

Enkeltstående egenmeldinger er normalt og sunt. Det du bør fange opp, er mønstre: hyppige mandagsfravær, samme ansatt som alltid er borte ved tellinger eller travle perioder, eller en avdeling der korttidsfraværet stiger jevnt. Slikt er sjelden skoft, oftere et signal om arbeidsmiljøproblemer, konflikt eller belastninger som bør frem i lyset, gjerne gjennom en kartlegging av arbeidsmiljøet .

For å se mønstre trenger du oversikt. Registrer egenmeldinger ett sted, med dato og lengde, slik at kvotene regnes automatisk og statistikken finnes når du trenger den. Det er en av de enkleste gevinstene ved et HMS-system for en liten bedrift.

Og blir egenmeldingene til sykmelding, starter fristene å løpe: oppfølgingsplan innen 4 uker, dialogmøte innen 7. Hele løpet finner du i guiden til sykefraværsoppfølging .