HMS-krav for kontorbedrifter: hva trenger dere egentlig?

Driver du regnskapsbyrå, IT-selskap, konsulentfirma, advokatkontor eller annen kontorvirksomhet, har du sannsynligvis stilt spørsmålet: hva trenger vi egentlig av HMS? Svaret er mer enn ingenting, men mindre enn selgerne av dyre pakker vil ha deg til å tro.

Det viktigste først: kontorbedrifter står normalt ikke på listen over bransjer med plikt til bedriftshelsetjeneste. Men plikten til systematisk HMS-arbeid etter internkontrollforskriften gjelder fullt ut fra første ansatte, og risikoen på et kontor er reell nok: muskel- og skjelettplager, stress og utbrenthet står for en stor del av sykefraværet i nettopp disse bransjene.

Kravene for en kontorbedrift

Med andre ord: dere slipper BHT-avtalen, men ikke systemet. Hva som ligger i minimumsplikten er oppsummert i guiden om HMS-krav for små bedrifter .

Er dere sikre på at dere slipper BHT?

Plikten følger næringskoden, ikke hva dere føler dere som. Et IT-selskap med døgnbemannet driftsvakt, eller en virksomhet med regelmessig nattarbeid, kan bli vurdert annerledes, og enkelte anbud og rammeavtaler krever BHT uansett. Bruk to minutter på sjekken for BHT-plikt hvis dere er i tvil. Og selv uten plikt kan en frivillig avtale være fornuftig hvis sykefraværet begynner å koste.

Typiske farer risikovurderingen må dekke

En risikovurdering for kontor er ikke tom, den er bare annerledes. Den bør dekke:

• ergonomi og skjermarbeid: stol, bord, skjermhøyde, tastatur, og retten til synsundersøkelse og databriller ved behov
• psykososialt arbeidsmiljø: arbeidsmengde, tidsfrister, uklare roller, konflikter og tilgjengelighetspress utenfor arbeidstid
• stillesitting og mangel på variasjon
• hjemmekontor: arbeidsplassen hjemme, arbeidstid, og skillet mellom jobb og fritid
• inneklima: temperatur, luft, støy fra åpent landskap
• brann og el: rømningsveier , skjøteledninger, lading , og ansvarsdelingen med gårdeier
• reisevirksomhet og alenearbeid ved kundebesøk, der det er relevant

Kontorspesifikke sjekkpunkter og en ferdig fremgangsmåte finner du i guiden om risikovurdering for kontor . For de fleste kontorbedrifter er dette gjort på en halv dag, og skal deretter oppdateres årlig eller ved endringer som flytting og omorganisering.

Psykososialt arbeidsmiljø: kontorets viktigste risiko

På et kontor er det sjelden fysiske skader som koster. Det er langtidsfraværet fra stress, konflikt og utbrenthet. Loven stiller like tydelige krav til det psykososiale arbeidsmiljøet som til det fysiske:

1. kartlegg jevnlig, for eksempel med en enkel medarbeiderundersøkelse eller strukturerte samtaler
2. følg opp funnene med konkrete tiltak, ikke bare en presentasjon
3. ha en varslingsrutine, som er lovpålagt fra 5 ansatte
4. følg opp sykmeldte tett og tidlig

Hva kravene innebærer og hvordan små bedrifter løser det i praksis, står i guiden om psykososialt arbeidsmiljø .

Hjemmekontor er også arbeidsplass

Har ansatte fast ordning med hjemmekontor, gjelder hjemmekontorforskriften: skriftlig avtale om ordningen, og et ansvar for at arbeidsmiljøet hjemme er forsvarlig, så langt det er praktisk mulig. I praksis betyr det å avtale rammene skriftlig, tilby nødvendig utstyr og ta hjemmekontor med i risikovurderingen. Detaljene er samlet i guiden om hjemmekontor .

Dette sjekker Arbeidstilsynet hos kontorbedrifter

Kontorbransjen er lavt prioritert for fysiske tilsyn, men får dem, ofte som postale tilsyn der dokumentasjon skal sendes inn innen en frist. Typiske spørsmål:

1. Har virksomheten kartlagt farer og gjennomført risikovurdering? Send den inn.
2. Har daglig leder gjennomført HMS-opplæring? Vis dokumentasjon.
3. Er det valgt verneombud, eller finnes skriftlig avtale om alternativ ordning?
4. Hvordan følges sykmeldte opp? Vis rutinen.
5. Hvordan kartlegges det psykososiale arbeidsmiljøet?

Postalt tilsyn med to ukers svarfrist er nøyaktig situasjonen der et ferdig system betaler seg: har dere dokumentene, er saken lukket på en time.

Riktig ambisjonsnivå

En kontorbedrift med under 30 ansatte trenger ikke tykke håndbøker: en risikovurdering som tar ergonomi og psykososialt på alvor, HMS-kurs for daglig leder, en verneombudsløsning, sykefraværsrutine og et sted alt ligger samlet. Det er hele kravet, og det er raskt å få på plass. Vil dere ha det ferdig oppsatt i stedet for å lage det selv, send inn skjemaet på forsiden.