Avviksskjema: gratis mal

Et avviksskjema er skjemaet ansatte bruker for å melde fra når noe ikke er som det skal: en skade, et farlig forhold, et brudd på rutinene eller en nestenulykke. Malen under er gratis og uten registrering, kopier den rett inn i eget dokument eller skriv den ut.

Systematisk avvikshåndtering er en del av kravene i internkontrollforskriften : dere skal avdekke, rette opp og forebygge avvik, og rutinen skal være skriftlig. Vil du ha bakgrunnen først, les guiden om avvik og avvikshåndtering .

Feltene i avviksskjemaet

Et godt skjema er kort. Ni felt er nok:

De tre første feltene fyller melderen ut på under to minutter. Årsak og tiltak er lederens jobb i behandlingen. Skill de to rollene tydelig, ellers slutter folk å melde fordi skjemaet føles som et forhør.

Utfylt eksempel

Slik ser et ferdig behandlet avvik ut, her fra et lite snekkerfirma:

Legg merke til to ting. Beskrivelsen handler om hva som skjedde, ikke hvem som har skylden. Og tiltaket retter seg mot årsaken (manglende rutine), ikke bare symptomet.

Rutine for behandling av avvik

Skjemaet er bare halve jobben; verdien ligger i behandlingen. Denne rutinen kan du kopiere rett inn i HMS-håndboken:

1. Meld: Den som oppdager avviket, fyller ut skjemaet samme dag. Ved akutt fare sikres stedet først.
2. Vurder: Daglig leder vurderer avviket innen tre virkedager. Alvorlige personskader skal i tillegg meldes som arbeidsulykke til Arbeidstilsynet og NAV.
3. Finn årsaken: Spør “hvorfor” til du treffer noe dere kan endre: en rutine, opplæring, utstyr eller tidspress. Stopp aldri ved “menneskelig feil”.
4. Sett tiltak: Bestem korrigerende tiltak med ansvarlig og frist. Store risikoer tas inn i risikovurderingen.
5. Lukk og informer: Når tiltaket er gjennomført og virker, lukkes avviket, og melderen får beskjed om hva som ble gjort. Det siste er det viktigste punktet for meldekulturen.
6. Se etter mønstre: Gå gjennom årets avvik i den årlige HMS-gjennomgangen. Tre småkutt på samme maskin er ett systemproblem, ikke tre uflaks.

Hva skal meldes som avvik?

Terskelen skal være lav. Meld:

• Personskader, uansett hvor små
• Nestenulykker, hendelser som kunne gitt skade, de er gratis læring
• Farlige forhold, defekt utstyr, manglende vern, blokkerte rømningsveier
• Brudd på rutiner, også når det gikk bra
• Miljøavvik, utslipp og feil håndtering av kjemikalier

En tommelfingerregel: en liten bedrift som aldri registrerer avvik, har ikke null problemer, den har null meldekultur. Funn fra vernerunden skal også registreres som avvik med ansvarlig og frist.

Vanlige spørsmål om avviksskjema

Er avviksskjema lovpålagt? Rutinen for å avdekke og rette opp avvik er lovpålagt og skal være skriftlig. Selve skjemaet velger du selv, men uten et fast skjema blir meldingene ufullstendige og umulige å følge opp likt.

Skal nestenulykker virkelig meldes? Ja, det er de billigste avvikene du har. En nestenulykke er en gratis advarsel om en ulykke som kommer, hvis årsaken ikke fjernes.

Kan ansatte melde anonymt? Legg til rette for det. Noen avvik, særlig om arbeidsmiljø og ledelse, kommer aldri frem hvis melderen må stå med navn.

Hvor lenge skal avvik oppbevares? Behold dem minst til de er lukket og har vært med i en årlig gjennomgang. Skader og eksponeringer kan ha verdi som dokumentasjon i mange år.

Papir, regneark eller system?

Skjemaet over fungerer på papir og i regneark, og for de minste bedriftene er det en helt grei start. Ulempen kommer med oppfølgingen: papir purrer ikke på frister, og regnearket viser ikke hvem som har åpne avvik. I et HMS-system melder ansatte avvik fra mobilen på stedet, ansvarlig får varsel, og ingenting blir liggende åpent i stillhet.

Vil du ha avviksmeldingen på mobil og resten av HMS-dokumentasjonen samlet på ett sted? Send inn skjemaet på forsiden, så får du et uforpliktende tilbud innen 24 timer.