HMS-håndbok: gratis mal med alle kapitler

Denne malen gir deg en komplett HMS-håndbok for en liten bedrift: alle kapitlene du trenger, med en kort instruksjon under hvert kapittel om hva du skal skrive. Malen er gratis og uten registrering, kopier den rett inn i ditt eget dokument og fyll ut.

HMS-håndboken er bedriftens samlede beskrivelse av hvordan dere jobber systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Den dokumenterer kravene i internkontrollforskriften § 5, der punktene 4 til 8 uttrykkelig skal være skriftlige. Er du usikker på bakgrunnen, les gjerne guiden om HMS-håndbok først.

Slik bruker du malen

1. Kopier kapittelstrukturen under inn i et dokument
2. Skriv innholdet for din bedrift, følg instruksjonen under hver overskrift
3. Slett instruksjonene når kapittelet er ferdig
4. Dater håndboken, og sett en årlig dato for revisjon

En håndbok for en bedrift med under ti ansatte trenger sjelden være mer enn 10–15 sider. Kort og sant slår langt og kopiert, både i hverdagen og ved tilsyn.

Malen: kapittel for kapittel

1. Virksomheten og ansvar

Beskriv bedriften: navn, organisasjonsnummer, adresse, bransje og hva dere gjør. Angi hvem som har HMS-ansvaret (daglig leder), hvem som er verneombud eller om dere har avtalt alternativ ordning (mulig under fem ansatte), og hvordan HMS-oppgaver er fordelt. Ta med et enkelt organisasjonskart om dere er mer enn en håndfull ansatte.

2. Mål for HMS-arbeidet

Skriv tre til fem konkrete mål for helse, miljø og sikkerhet, for eksempel om sykefravær, skader og gjennomførte vernerunder. Målene skal være målbare og følges opp årlig. Trenger du inspirasjon, se våre eksempler på gode HMS-mål under internkontroll-seksjonen.

3. Lover og forskrifter som gjelder oss

List de viktigste regelverkene for din bedrift: arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften, og bransjespesifikke forskrifter (for eksempel byggherreforskriften i bygg, eller forskrift om utførelse av arbeid). Skriv hvor dere finner oppdatert regelverk, og hvem som følger med på endringer.

4. Kartlegging og risikovurdering

Beskriv hvordan dere kartlegger farer og vurderer risiko: når det gjøres (minst årlig og ved endringer), hvem som deltar, og hvor risikovurderingene lagres. Vis til metoden dere bruker, for eksempel en enkel matrise for sannsynlighet og konsekvens. Selve risikovurderingene ligger som vedlegg eller i HMS-systemet.

5. Rutiner og instrukser

Samle de skriftlige rutinene som følger av risikovurderingen: arbeidsinstrukser for farlige oppgaver, bruk av verneutstyr, kjemikaliehåndtering med stoffkartotek, alenearbeid, rutiner for maskiner og utstyr. Skriv én rutine per fare som trenger det, kort nok til at den faktisk leses.

6. Avvik og forbedring

Beskriv hvordan ansatte melder avvik, hvem som behandler dem, og hvordan tiltak følges opp til avviket er lukket. Ta inn skjemaet fra vårt gratis avviksskjema eller vis til HMS-systemet der avvik meldes.

7. Beredskap

Beskriv hva dere gjør ved brann, alvorlig personskade og andre nødsituasjoner: varsling, rømning, møteplass, førstehjelpsutstyr og hvem som ringer nødetater og pårørende. Ta med beredskapsplan og varslingsliste med telefonnumre som vedlegg, og skriv når øvelser gjennomføres.

8. Opplæring og kompetanse

Beskriv hvordan nyansatte får HMS-opplæring, hvilke arbeidsoppgaver som krever dokumentert opplæring (for eksempel truck, lift, varme arbeider), og hvordan opplæringen dokumenteres. Husk at daglig leder har personlig plikt til HMS-opplæring etter arbeidsmiljøloven § 3-5, og at denne opplæringen ikke kan delegeres.

9. Bedriftshelsetjeneste

Har bedriften BHT-plikt (avhenger av bransje, ikke størrelse), skriv hvilken godkjent BHT dere er tilknyttet, og vis til gjeldende plan for bistand og siste årsrapport. Har dere ikke plikt, skriv at det er vurdert og hvorfor plikten ikke gjelder. Sjekk bransjen din i oversikten over hvem må ha bedriftshelsetjeneste .

10. Årlig gjennomgang

Beskriv når og hvordan dere årlig gjennomgår HMS-arbeidet: virket rutinene, ble målene nådd, hva ble funnet på vernerunden, hva sier årsrapporten fra BHT, og hva skal forbedres neste år. Skriv hvem som deltar og hvor referatet lagres. Konklusjonene ender i en handlingsplan med tiltak, ansvarlig og frist.

Vedlegg som hører til håndboken

Vanlige spørsmål om HMS-håndboken

Er HMS-håndbok lovpålagt? Ordet “håndbok” står ikke i forskriften, men dokumentasjonen den samler, er lovpålagt: internkontrollforskriften § 5 krever at mål, ansvarsfordeling, risikovurdering, rutiner og oppfølging er skriftlig. Håndboken er den etablerte måten å samle det på.

Hvem skal ha tilgang til håndboken? Alle ansatte. En håndbok som ligger i en skuff hos daglig leder, oppfyller ikke hensikten. Heng opp de viktigste rutinene, eller gi alle tilgang digitalt.

Hvor ofte skal den oppdateres? Gå gjennom hele håndboken minst en gang i året, og oppdater enkeltkapitler løpende når rutiner, utstyr eller bemanning endres. Skriv dato for siste revisjon på forsiden.

Tre feil som gjør håndboken verdiløs

• Kopiert innhold: en håndbok lastet ned fra en annen bransje, med feil farer og rutiner ingen kjenner igjen, avslører seg selv på første side ved tilsyn
• For lang: 80 sider ingen har lest beskytter ingen, verken ansatte eller deg
• Aldri revidert: en håndbok datert for fire år siden dokumenterer først og fremst at HMS-arbeidet har stått stille

Malen over gir deg strukturen gratis. Vil du ha innholdet ferdig tilpasset din bransje, med håndbok, avvik og risikovurdering samlet i et HMS-system som holder alt oppdatert, send inn skjemaet på forsiden, så får du et tilbud innen 24 timer.