Styrets ansvar for HMS i aksjeselskap

I de fleste små aksjeselskaper består styret av eieren selv, kanskje med ektefelle eller en bekjent som styremedlem, og HMS oppfattes som noe «drift» tar seg av. Det er en misforståelse med personlig nedside: styret har et selvstendig tilsynsansvar for at selskapet drives forsvarlig, arbeidsmiljøet inkludert, og ved grove brudd kan ledende personer holdes personlig ansvarlig, både erstatningsrettslig og strafferettslig.

Her er ansvarsdelingen, risikoen og minimumslisten for hva et lite styre bør gjøre.

Ansvarsdelingen: daglig leder utøver, styret fører tilsyn

Aksjeloven tegner et klart skille mellom rollene:

Oversatt til HMS: daglig leder skal få verneombud på plass, gjennomføre risikovurderinger, følge opp sykefravær og avvik, altså alt som ligger i arbeidsgivers ansvar og i kravene i internkontrollforskriften . Styrets jobb er å forsikre seg om at dette faktisk skjer: stille spørsmålene, kreve rapportering og reagere når svarene er dårlige.

Styret skal ikke drive HMS-arbeidet, og et styre som detaljstyrer vernerunder har misforstått rollen. Men et styre som aldri har stilt ett spørsmål om arbeidsmiljø, har også misforstått den.

Personlig ansvar er reelt

Arbeidsmiljøloven retter straffansvaret mot «innehaver av virksomhet, arbeidsgiver eller den som i arbeidsgivers sted leder virksomheten». Ved alvorlige hendelser, typisk arbeidsulykker med personskade eller død, vurderer politiet rutinemessig både foretaksstraff mot selskapet og personlig ansvar for ledende personer. Spørsmålene som stilles da, er gjenkjennelige:

• Var risikoen kjent eller burde den vært kjent?
• Fantes det systemer, opplæring og utstyr, eller ble det spart der?
• Hva visste styret, og hva gjorde det med det det visste?

I tillegg kommer det aksjerettslige erstatningsansvaret: styremedlemmer som forsømmer tilsynsplikten, kan bli personlig erstatningsansvarlige for tap forsømmelsen fører til. Og i motsetning til mye annet styreansvar hjelper det ikke å være «passivt» styremedlem; passiviteten er selve forsømmelsen. For styremedlemmer utenfra er et selskap uten dokumentert HMS-arbeid derfor en personlig risiko de bør nekte å bære.

Poenget er ikke at fengsel truer hvert styremøte. Det er at dokumentert, jevnlig tilsyn er både lovens krav og styremedlemmenes beste vern den dagen noe går galt.

Minimumslisten for et lite styre

Et styre i en bedrift med under 50 ansatte trenger ikke HMS-komité eller kvartalsrapporter på 20 sider. Dette holder, hvis det faktisk gjøres:

1. Fast HMS-punkt i styremøtet minst én gang i året. Daglig leder rapporterer kort: status på risikovurdering, verneombud, opplæring, og hva som er endret siden sist.
2. Be om nøkkeltall: sykefravær, registrerte avvik og skader, gjennomførte vernerunder. Tre tall og to setninger er nok, men de skal på bordet, og trender skal forklares.
3. Spør etter dokumentasjonen: finnes internkontrollen, er risikovurderingen oppdatert etter endringer, ble påleggene fra forrige tilsyn lukket?
4. Sjekk at daglig leder har lovpålagt HMS-opplæring. Kurset er et personlig lovkrav for daglig leder, se HMS-kurs for daglig leder , og et styre bør vite om sjefen har tatt det.
5. Behandle alvorlige hendelser som styresak: arbeidsulykker, tilsynsreaksjoner, varslingssaker mot ledelsen. Varsler som gjelder daglig leder selv, skal håndteres av styret, ikke av den det varsles om.
6. Dokumentér i protokollen. «Styret gjennomgikk HMS-status, herunder sykefravær, avvik og risikovurdering, og tok redegjørelsen til etterretning» pluss eventuelle vedtak. Protokollen er beviset på at tilsynet skjedde.

Gjøres dette, er styrets tilsynsplikt på HMS-området i praksis oppfylt for en normal liten virksomhet. I risikoutsatte bransjer, bygg, industri, transport, bør frekvensen opp til hvert halvår eller kvartal.

Spørsmålene et våkent styre stiller

Et styremøte trenger ikke mer enn ti minutter på HMS hvis daglig leder får disse spørsmålene på forhånd:

• Hva er de tre største risikoene i arbeidsmiljøet vårt akkurat nå, og hva gjør vi med dem?
• Hva viser sykefraværet, og hva koster det oss?
• Hvor mange avvik er meldt siden sist, og er lav rapportering et sunnhetstegn eller et taushetstegn?
• Er vi à jour med lovkrav som gjelder oss: verneombud, bedriftshelsetjeneste, opplæring, nye regler?
• Hvis Arbeidstilsynet står på døren i morgen, hva er det første de finner?

Svarene forteller styret mer om selskapets reelle styring enn de fleste regnskapslinjer. En daglig leder som svarer presist, har kontroll; en som svarer «det går fint», har som regel ikke dokumentasjonen i orden.

Gjør tilsynet enkelt: system i bunn

Styrets tilsyn er bare så godt som rapporteringen det bygger på, og her henger styrets og daglig leders interesser sammen. Ligger internkontroll, avvik, sykefravær og risikovurderinger samlet i et HMS-system , kan daglig leder hente ut styrerapporten på minutter i stedet for å rekonstruere den fra permer og innbokser, og styret får tall som faktisk stemmer.

For styremedlemmene er regnestykket enkelt: et årlig HMS-punkt, fem faste spørsmål og en protokollført gjennomgang koster en halvtime i året. Alternativet, å måtte forklare i avhør hvorfor styret aldri spurte, koster betydelig mer. Tilsynsansvaret forsvinner ikke ved å ignoreres; det bare venter.