Samordning av HMS på felles arbeidsplass

Så snart to eller flere virksomheter utfører arbeid samtidig på samme arbeidsplass, oppstår en risiko ingen av dem eier alene: tømreren vet ikke at elektrikeren har åpnet gulvet, budbilen rygger inn der truckføreren pleier å ha fri bane. Derfor krever arbeidsmiljøloven § 2-2 at HMS-arbeidet samordnes, og at det er avklart hvem som har ansvaret for samordningen.

Dette er en av de mest oversette pliktene i norsk arbeidsliv, kanskje fordi den ikke krever noe system eller kurs, bare en avtale og litt praktisk ledelse. Ved ulykker på delte arbeidsplasser er manglende samordning likevel gjenganger i tilsynsrapportene.

Hva sier arbeidsmiljøloven § 2-2?

Bestemmelsen gir hver enkelt arbeidsgiver på en felles arbeidsplass tre plikter:

sørge for at egen virksomhet er innrettet slik at også andre virksomheters arbeidstakere er vernet, ikke bare egne ansatte
medvirke i et samarbeid for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle på arbeidsplassen
når mer enn ti arbeidstakere er sysselsatt samtidig og ingen virksomhet kan regnes som hovedbedrift: skriftlig avtale om hvem som skal samordne. Kommer ingen avtale i stand, avgjør Arbeidstilsynet.

Legg merke til det første punktet: ansvaret for innleide, underentreprenørers folk og sjåfører som losser på rampa er ikke noe du kan avtale bort. Samordningen kommer i tillegg til, ikke i stedet for, hver virksomhets eget ansvar for egne ansatte etter internkontrollforskriften .

Hovedbedriftens samordningsansvar

Der én virksomhet naturlig er hovedbedrift, typisk hovedentreprenøren på en byggeplass eller vertsbedriften som får håndverkere inn i egne lokaler, har denne ansvaret for samordningen. I praksis betyr det å:

skaffe oversikt over alle virksomheter som til enhver tid jobber på arbeidsplassen
sørge for at aktivitetene risikovurderes samlet, særlig der de påvirker hverandre: løft over andres arbeidsområde, varme arbeider nær andres materialer, kjøretøy og gående i samme sone
etablere felles rutiner der det trengs: varsling, beredskap ved brann og ulykke, bruk av felles utstyr, adgangskontroll
informere alle virksomhetene om felles regler og kjente farer, og sørge for at informasjonen når frem til folkene på gulvet, også de som ikke snakker norsk
følge opp at reglene faktisk etterleves, og gripe inn ved brudd

For bedrifter i bygg og anlegg er dette hverdagen på hvert eneste prosjekt med flere fag. Men plikten gjelder like fullt utenfor byggeplassen: verkstedet som får inn servicefolk, lageret med eksterne sjåfører, kontoret under ombygging.

Samordning er ikke det samme som koordinering

Her går mange i surr, for på byggeplasser gjelder to regelsett samtidig:

	Samordning (aml § 2-2)	Koordinering (byggherreforskriften)
Hvem har plikten	Arbeidsgiverne, med hovedbedriften i spissen	Byggherren, ved koordinator
Gjelder hvor	Alle felles arbeidsplasser, også utenfor bygg	Bare bygge- og anleggsprosjekter
Verktøy	Samordningsavtale, felles rutiner	SHA-plan, koordinatoravtaler
Formål	Daglig drift: at virksomhetene ikke skaper fare for hverandre	Prosjektnivå: at sikkerhet planlegges inn fra prosjektering til utførelse

På et byggeprosjekt skal altså byggherren ha koordinering etter byggherreforskriften med en SHA-plan , og hovedbedriften skal samordne etter § 2-2. Det ene erstatter ikke det andre, og ved tilsyn etterspørres begge deler.

Sjekkliste for samordningsavtalen

Skriftlig avtale er lovkrav først når mer enn ti arbeidstakere jobber samtidig uten noen naturlig hovedbedrift, men skriftlighet lønner seg alltid; muntlige forståelser fordamper ved første uenighet. En god samordningsavtale bør fastsette:

Hvem som er samordningsansvarlig virksomhet, med navngitt kontaktperson og stedfortreder.
Hvilket område og tidsrom avtalen gjelder for.
Hvordan virksomhetene melder inn egne risikofylte aktiviteter før de starter, for eksempel varme arbeider, kranløft eller arbeid som støver eller bråker.
Felles rutiner for varsling, beredskap, førstehjelpsutstyr og rømningsveier.
Hvordan avvik og uønskede hendelser meldes på tvers, og til hvem; koble dette til bedriftens eget avvikssystem.
Regler for felles utstyr og arealer: stillas, lift, lagerplass, spiserom.
Språk og informasjonsflyt: hvordan felles regler formidles til alle arbeidstakere.
Konsekvenser ved brudd, inkludert retten til å stanse farlig arbeid.

Avtalen, referater fra samordningsmøter og felles risikovurderinger er dokumentasjon Arbeidstilsynet kan be om, og hører hjemme i HMS-systemet hos alle de involverte virksomhetene, ikke bare hos hovedbedriften.

Typiske feil på felles arbeidsplasser

Ingen vet hvem som samordner. Alle antar at «noen andre» har ansvaret, gjerne den største aktøren, som ikke selv vet om det.
Avtalen finnes, men bare i kontraktspermen. Folkene på gulvet har aldri hørt om felles varslingsrutiner.
Underentreprenørens underentreprenør er ukjent for hovedbedriften og faller utenfor all informasjon.
Risikovurderingene lever hver for seg. Hver virksomhet har vurdert egen aktivitet, ingen har vurdert kombinasjonen; det er som regel der ulykken skjer.
Samordningen dør etter oppstartsmøtet. Nye firmaer kommer til underveis uten at noen fanger dem opp.

Vanlige spørsmål

Når gjelder samordningsplikten? Så snart flere enn én virksomhet utfører arbeid samtidig på samme arbeidsplass. Antall ansatte avgjør bare når skriftlig avtale er et absolutt krav.

Hvem er hovedbedrift? Virksomheten som har den praktiske muligheten til å samordne, typisk hovedentreprenøren på et prosjekt eller virksomheten som disponerer arbeidsplassen. Er det uklart, skal det avtales skriftlig.

Er samordningsavtale det samme som SHA-plan? Nei. SHA-planen er byggherrens dokument etter byggherreforskriften og gjelder bare bygge- og anleggsprosjekter. Samordningsavtalen følger av arbeidsmiljøloven § 2-2 og gjelder alle felles arbeidsplasser.

Fritar samordningen den enkelte arbeidsgiver for ansvar? Nei. Hver arbeidsgiver beholder det fulle ansvaret for egne ansatte og for at egen aktivitet ikke skader andre.