Sommervikarer: arbeidsgivers sjekkliste før første vakt

Sommervikaren er ofte ung, alltid fersk, og på jobb akkurat når de erfarne har ferie. Det er en farlig kombinasjon: unge og nyansatte er kraftig overrepresentert på skadestatistikken, og de fleste formelle feilene arbeidsgivere gjør med vikarer, skjer før første vakt i det hele tatt er gått. Her er hva som må være på plass, punkt for punkt.

Skriftlig arbeidsavtale, med en gang

Alle ansettelser krever skriftlig arbeidsavtale, også et tre ukers sommervikariat. Og merk fristen: varer arbeidsforholdet under én måned, skal avtalen være på plass umiddelbart, altså senest før første arbeidsdag. For lengre forhold er fristen sju dager, men vent ikke, en vikar uten avtale er en personalsak som venter på å skje.

Avtalen skal blant annet angi arbeidssted, arbeidsoppgaver, lønn, arbeidstid og varighet. For et vikariat må grunnlaget for midlertidigheten fremgå, typisk ferieavvikling. En mal gjenbrukes år etter år, så dette er en jobb du gjør skikkelig én gang.

Feriepenger og sluttoppgjør

Sommervikarer opptjener feriepenger som alle andre, minimum 10,2 prosent av lønnen. Siden vikaren slutter før neste ferieår, utbetales feriepengene normalt ved sluttoppgjøret sammen med siste lønn. To klassiske feil å unngå:

• å «bake feriepengene inn i timelønnen» uten at det fremgår klart, det havner fort på feil side av regelverket
• å glemme utbetalingen fordi vikaren er ute av lønnssystemet før neste kjøring

Aldersgrenser: hvem kan gjøre hva

Mange sommervikarer er under 18 år, og da gjelder egne regler:

Forbudt arbeid for mindreårige omfatter blant annet arbeid med farlige maskiner (som gaffeltruck og sag), farlige kjemikalier, arbeid i høyden med fallrisiko og tunge løft over gitte grenser. Nattarbeid er som hovedregel forbudt, og ungdom under 18 skal ikke jobbe alene med kontanthåndtering på kveldstid der det gir ransrisiko. Reglene er strengere enn mange tror, les mer i vår gjennomgang av unge arbeidstakere .

Arbeidstid for ungdom

Arbeidstidsreglene er også egne for mindreårige. For ungdom mellom 15 og 18 år som ikke er skolepliktige i perioden, altså typisk i skoleferien, gjelder maks 8 timer per dag og 40 timer per uke. I tillegg kommer krav om:

• pause når arbeidsdagen overstiger 4,5 timer
• daglig hvile på minst 12 timer sammenhengende
• arbeidsfri periode på natten, ungdom 15–18 år skal som hovedregel ikke jobbe mellom kl. 23 og 06

For voksne vikarer gjelder de ordinære reglene, som du finner i artikkelen om arbeidstid . Husk at vikarer fort får ugunstige vakter fordi de «tar det de får», følg like godt med på deres timelister som på de fastes.

Opplæring før første vakt, ikke i løpet av første uke

Arbeidsgiver har opplæringsplikt, og for vikarer er tidspunktet avgjørende: opplæringen skal skje før arbeidet starter, ikke underveis. En vikar som settes rett i kassa, på kjøkkenet eller i lageret uten gjennomgang, er både en HMS-risiko og et brudd på internkontrollen. Minimum før første vakt:

• gjennomgang av arbeidsoppgavene og utstyret vikaren skal bruke
• de viktigste farene i akkurat denne jobben, og hvordan de unngås
• rømningsveier, brannslukker og førstehjelpsutstyr
• hvordan avvik og nestenulykker meldes
• hvem vikaren spør når noe er uklart

Krever jobben bruk av utstyr med krav om dokumentert opplæring , må det være på plass før vikaren tar utstyret i bruk, uten unntak for at «det bare er noen uker». Hele opplegget, med maler og signaturkrav, er beskrevet i guiden om HMS-opplæring av nyansatte .

Et grep som koster lite og virker godt: gi vikaren en fadder, en erfaren kollega som har eksplisitt ansvar de første ukene. Da får «dumme spørsmål» et trygt sted å gå, og de stilles før ulykken, ikke etter.

Verneombudet er også vikarens verneombud

Vikarer skal vite hvem som er verneombud, og at de kan gå dit med alt de ikke vil ta med sjefen. Presenter verneombudet med navn og ansikt første dag, gjerne bokstavelig talt: en hilserunde er bedre enn en setning i personalhåndboken. Verneombudet bør på sin side være ekstra oppmerksom på vikarene gjennom sommeren, de melder sjeldnere fra selv.

Sjekklisten: klar før første vakt

En god sommer er en planlagt sommer

Sommervikarer er en gave for driften og en risiko for HMS-arbeidet, og hvilken av delene det blir, avgjøres i ukene før de starter. Avtale, alderssjekk, vaktplan og opplæring før første vakt, så går resten av sommeren av seg selv. Vil du ha hjelp til å få opplæring og rutiner inn i et system som gjenbrukes hver sommer, kan du sende inn skjemaet på forsiden.