HMS-ansvarlig: rolle uten lovkrav, men med klare oppgaver

«Hvem er HMS-ansvarlig hos dere?» Spørsmålet dukker opp i anbud, fra kunder og i prekvalifiseringer, og de fleste bedrifter har et navn å svare med. Men her er det mange misforstår: tittelen HMS-ansvarlig finnes ikke i arbeidsmiljøloven. Ingen paragraf krever rollen, ingen paragraf definerer den, og viktigst av alt: å utpeke en HMS-ansvarlig flytter ikke ansvaret. Det ligger hos arbeidsgiver, i praksis daglig leder, uansett hva organisasjonskartet sier.

Riktig brukt er rollen likevel nyttig: én person som holder orden i det systematiske HMS-arbeidet, er ofte forskjellen på et system som lever og en perm som støver. Her er hvordan du rigger rollen riktig.

Ansvar kan ikke delegeres, oppgaver kan

Skillet er hele nøkkelen:

Internkontrollforskriften forutsetter at det systematiske HMS-arbeidet organiseres, og at fordelingen av oppgaver dokumenteres skriftlig. Det er nettopp dette en rollebeskrivelse for HMS-ansvarlig gjør. Men om den HMS-ansvarlige glemmer risikovurderingen og tilsynet kommer, er det virksomheten og daglig leder som svarer, ikke den ansatte som fikk oppgaven. Delegering uten oppfølging er derfor ikke avlastning, det er en blindsone.

Konsekvensen for daglig leder: deleger gjerne, men behold styringen. Faste statusmøter, tydelige frister og innsyn i HMS-systemet er ikke mistillit, det er slik ansvaret utøves.

Forslag til rollebeskrivelse

En skriftlig rollebeskrivelse på én side er alt som trengs. Et oppsett som fungerer i bedrifter med 5-50 ansatte:

Formål: Holde bedriftens systematiske HMS-arbeid i gang og dokumentert, på vegne av daglig leder.

Oppgaver:

• vedlikeholde HMS-håndboken og rutinene, og sørge for at de er kjent for alle ansatte
• planlegge og kalle inn til vernerunder og årlig gjennomgang av HMS-arbeidet
• holde risikovurderingene oppdatert ved endringer i drift, utstyr og bemanning
• motta og følge opp avviksmeldinger: registrere, fordele tiltak, purre og lukke
• vedlikeholde HMS-årshjulet: kurs som utløper, kontroller, målinger, frister
• koordinere kontakten med bedriftshelsetjenesten og følge opp handlingsplanen
• forberede HMS-dokumentasjon til kunder, anbud og tilsyn
• holde oversikt over lovpålagt opplæring: førstehjelp, arbeidsutstyr, nyansatte
• rapportere status til daglig leder hvert kvartal: avvik, tiltak, kommende frister

Myndighet: Kan stoppe og korrigere klare rutinebrudd i det daglige, og disponerer avtalt tid og budsjett til HMS-arbeidet. Beslutninger om investeringer, bemanning og reaksjoner overfor ansatte ligger hos daglig leder.

Rammer: X timer per måned, HMS-grunnkurs dekket av bedriften, tilgang til HMS-systemet som administrator.

Datér, signér begge, og legg beskrivelsen i internkontrollen. Ved tilsyn fra Arbeidstilsynet er en slik dokumentert oppgavefordeling nøyaktig det inspektøren ser etter når organiseringen av HMS-arbeidet skal vurderes.

HMS-ansvarlig og verneombud: to roller som ikke må blandes

Den vanligste organisasjonsfeilen på dette området er å gjøre verneombudet til HMS-ansvarlig, eller omvendt. Rollene står på hver sin side av bordet:

• Den HMS-ansvarlige jobber på arbeidsgivers vegne: utfører arbeidsgivers oppgaver, rapporterer til daglig leder, er en del av styringslinjen.
• Verneombudet er de ansattes valgte representant: skal se til at arbeidsgiver gjør jobben sin, kan stanse farlig arbeid, og kan ikke utpekes av ledelsen.

Kombineres rollene i én person, skal vedkommende i praksis kontrollere seg selv, og de ansatte mister sin uavhengige stemme. I en liten bedrift der alle gjør alt, er fristelsen stor, men løsningen er enkel: la én person være HMS-ansvarlig i linjen, og la de ansatte velge en annen som verneombud. Har bedriften under fem ansatte og skriftlig avtale om alternativ verneordning, gjelder egne regler, men prinsippet består: den som utfører HMS-arbeidet for arbeidsgiver, bør ikke samtidig være de ansattes kontrollør av det.

Samspillet er derimot verdifullt: HMS-ansvarlig og verneombud som går vernerunden sammen, ser mer enn hver for seg, og et fast møtepunkt mellom de to og daglig leder et par ganger i året holder hele systemet levende.

Hvem bør få rollen?

Velg etter egenskaper, ikke etter hvem som «har minst å gjøre»:

• ryddighet og gjennomføringsevne veier tyngre enn HMS-formalkompetanse; faget kan læres på kurs
• nærhet til driften: en som er ute der arbeidet skjer, fanger opp mer enn en som sitter lengst unna
• respekt i flokken, nok til å purre kolleger og korrigere sjefen uten at det blir vondt blod
• tid som faktisk finnes: en rolle uten avsatt tid dør innen tre måneder

I bedrifter under ti ansatte er det ofte daglig leder selv som i praksis er HMS-ansvarlig. Det er helt i orden, og da er gevinsten å hente i verktøyet: et HMS-system med årshjul, påminnelser, avviksmodul og ferdige rutinemaler gjør at rollen kan skjøttes på noen timer i måneden i stedet for å bli en ekstra stilling.

Kom i gang

1. Skriv rollebeskrivelsen over ferdig, med navn, timeramme og dato.
2. Send den utpekte på et HMS-grunnkurs, og gi administratortilgang til HMS-systemet.
3. Informer de ansatte om hvem som har rollen, og hva de kan melde til vedkommende.
4. Sett opp kvartalsvis status mellom HMS-ansvarlig og daglig leder, og hold det første møtet innen en måned.

En HMS-ansvarlig er ikke et lovkrav, men en arbeidsform: bedriftens måte å sørge for at lovkravene faktisk blir fulgt opp, uke etter uke. Bare husk rekkefølgen: oppgavene kan settes bort, ansvaret blir igjen hos deg.