Alenearbeid på kundebesøk: en konkret risikovurdering

En medarbeider skal alene til en kunde etter ordinær åpningstid. Det er kanskje en vanlig oppgave, men tilgangen til hjelp, kundens lokaler og situasjonen på stedet kan være annerledes enn på egen arbeidsplass. En standard setning om å «ha mobilen med» er ikke en full vurdering.

Risikovurderingen må ta utgangspunkt i besøket og oppgaven. Arbeidstilsynet forklarer at alenearbeid også kan forekomme når kunder eller publikum er til stede. Se Arbeidstilsynets veiledning om alenearbeid for arbeidsgiverens vurdering og oppfølging.

Beskriv besøket før dere bestemmer tiltak

Noter hva medarbeideren skal gjøre, hvor arbeidet foregår og når det skal utføres. Involver medarbeiderne som kjenner oppgavene. Det er forskjell på et avtalt kontorbesøk og arbeid med utstyr i et avlåst teknisk rom.

Kartlegg blant annet mulighet for kontakt, fysiske forhold, uønskede hendelser og hvem som kan hjelpe. Ikke legg til grunn at kundens ansatte er tilgjengelige bare fordi de vanligvis er på stedet. Avklar dette for det aktuelle tidspunktet.

En arbeidsmal for samtalen

Malen er et utgangspunkt. Den er ikke en vurdering av at et bestemt arbeid kan utføres alene. Ved uakseptabel risiko må arbeidet organiseres annerledes; en telefonrutine gjør ikke automatisk situasjonen forsvarlig.

Gjør kontaktplanen tydelig nok til å brukes

Hvis risikovurderingen tilsier en avtalt kontaktplan, skriv hvem som skal gi beskjed, når det skal skje og hvem som reagerer hvis beskjeden uteblir. Avklar hva den ansvarlige faktisk skal gjøre. «Ring dersom noe skjer» gir ingen oppfølging hvis medarbeideren ikke kan ringe.

Kontroller at kontaktpersonen er tilgjengelig gjennom hele tidsrommet. Avtal hvordan forsinkelser eller endrede oppgaver meldes. Opplysningene om kundebesøk må behandles med nødvendig tilgangsbegrensning, og rutinen skal være forståelig for dem som bruker den.

Prøv rutinen før neste besøk

Gå gjennom en fiktiv forsinkelse uten å utløse nødetater eller virkelige alarmkjeder. Vet kontaktpersonen hvor vedkommende skulle være? Finnes det et avtalt neste steg? Oppdater planen når gjennomgangen avdekker et hull.

Vurder behov for bistand fra bedriftshelsetjenesten ut fra risikoen og virksomhetens plikter. Les også alenearbeid i HMS-arbeidet for å sette kundebesøket inn i den løpende oppfølgingen.

Få en rutine som passer de ansatte

Tuka tilbyr HMS-system og bedriftshelsetjeneste for små bedrifter. Be om hjelp med HMS og risikovurdering, og beskriv type arbeid og antall ansatte. Da kan dialogen handle om de situasjonene dere faktisk møter, med tydelige tiltak, ansvar og oppfølging.