Tuka guide
Risikovurdering ved kontorflytting til delte arbeidsplasser
En praktisk plan for ergonomi, konsentrasjon og oppfølging når ansatte ikke lenger har fast plass. Med tiltak som kan testes før innflytting.
Bedriften flytter til færre, delte arbeidsplasser. Plantegningen viser at alle skal få plass, men sier lite om skjermarbeid, konsentrasjon, møter og hvem som trenger tilpasninger. Risikovurderingen må derfor bygge på arbeidet som skal utføres, ikke bare antall pulter per ansatt.
Start før innflytting, mens det fortsatt er mulig å endre rombruk og utstyr. Ta med ansatte og relevante representanter i kartleggingen. Arbeidstilsynet legger vekt på at ergonomien skal tilpasses mennesker og oppgaver, og at arbeidstakerne medvirker i vurderingen.
Kartlegg en faktisk arbeidsuke
Finn ut hvilke oppgaver som krever stillhet, samtaler, flere skjermer eller lengre sammenhengende arbeid. Se på dagene med høyest oppmøte. Et ukesgjennomsnitt kan skjule at kapasiteten er presset akkurat når hele teamet er til stede.
| Situasjon | Tiltak som kan undersøkes |
|---|---|
| Mange bytter plass daglig | Enkel innstilling av stol, skjerm og arbeidsbord |
| Konsentrasjonsarbeid nær samtaler | Tydelig stilleområde og egnet romfordeling |
| Høyt oppmøte samme dag | Plan for faktisk kapasitet og tilgjengelige alternativer |
| Ulike tilpasningsbehov | Individuell avklaring uten å dele helseopplysninger bredt |
| Usikkerhet etter flytting | Ansvarlig, meldingskanal og dato for ny vurdering |
Tiltakene må velges ut fra de konkrete forholdene. Et stilleområde som stadig brukes til samtaler er ikke et gjennomført tiltak bare fordi det finnes på plantegningen.
Test med de ansatte før alt låses
La noen representative brukere gjennomføre vanlige oppgaver i de planlagte sonene. Undersøk om skjerm, belysning og plass kan tilpasses, og om møter forstyrrer annet arbeid. Bruk tilbakemeldingene til å forbedre løsningen, ikke til å rangere enkeltpersoners toleranse for støy.
Hvis kartleggingen viser forhold dere ikke kan vurdere godt nok selv, innhent relevant fagkompetanse. Behov for bedriftshelsetjeneste må vurderes ut fra virksomheten og gjeldende krav; et kontor er ikke automatisk uten risiko.
Følg opp etter innflytting
Gi hvert tiltak en ansvarlig og en frist. Avtal en ny gjennomgang når lokalene har vært brukt en stund, og kontroller om problemet faktisk er redusert. Se både på konkrete hendelser og tilbakemeldinger fra dem som gjør arbeidet.
Bruk risikovurdering for kontor som en bredere sjekkliste. Tuka kan hjelpe dere videre med praktisk HMS-arbeid gjennom en forespørsel om bistand. Les også Arbeidstilsynets veiledning om ergonomisk arbeidsmiljø når dere velger hva som må undersøkes før flyttingen.
Slipp å gjøre alt selv
Få HMS-system og bedriftshelsetjeneste til fast pris.
Fortell oss kort om bedriften, så får du et konkret og uforpliktende tilbud innen 24 timer.
Be om tilbud nåLes også