Varslingsrutiner: dette må alle bedrifter med 5+ ansatte ha

Alle virksomheter med minst 5 ansatte plikter å ha skriftlige varslingsrutiner. Kravet står i arbeidsmiljøloven kapittel 2A, og gjelder uansett bransje, også kontorbedrifter med lav risiko. Mindre virksomheter må ha rutiner hvis forholdene tilsier det, men fra fem ansatte er det ingen skjønnsvurdering: rutinen skal finnes, være skriftlig og være kjent for alle.

Ved tilsyn er varslingsrutiner et av punktene Arbeidstilsynet oftest sjekker, og noe av det enkleste å få orden på. Her er hva som kreves.

Hva er varsling, egentlig?

Varsling er at en ansatt sier fra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Loven nevner blant annet:

• fare for liv og helse
• fare for klima og miljø
• korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet
• myndighetsmisbruk
• uforsvarlig arbeidsmiljø, inkludert trakassering og mobbing
• brudd på personopplysningssikkerheten

Ytringer om forhold som kun gjelder den ansattes eget arbeidsforhold, som uenighet om egen lønn eller egne arbeidsoppgaver, regnes normalt ikke som varsling. Grensen kan være vanskelig, og i tvilstilfeller bør du behandle meldingen som et varsel: da er saksbehandlingen uansett forsvarlig.

Alle ansatte og innleide har rett til å varsle, og de er beskyttet mot gjengjeldelse. Enhver form for straff, utfrysning, degradering eller oppsigelse som svar på et varsel er forbudt, og brudd kan gi erstatningsansvar uavhengig av økonomisk tap.

Minimumskravene til rutinen

Rutinene skal utarbeides sammen med de ansatte og tillitsvalgte, være skriftlige og lett tilgjengelige. Loven stiller tre minimumskrav til innholdet:

En god rutine for en liten bedrift får plass på en til to sider og bør i tillegg beskrive:

• Varslingskanaler: nærmeste leder som hovedvei, med et alternativ når varselet gjelder lederen selv, for eksempel styreleder eller verneombudet
• Retten til å varsle eksternt: ansatte kan alltid varsle Arbeidstilsynet eller annen offentlig myndighet
• Konfidensialitet: hvem som får vite om varselet, og at varslerens identitet beskyttes så langt det er mulig
• Frister: bekreftelse på mottak innen for eksempel en uke, og en plan for undersøkelse
• Vern for den omvarslede: også den det varsles om, har krav på forsvarlig behandling og kontradiksjon
• Dokumentasjon: hvordan saken loggføres og arkiveres forsvarlig

Har bedriften arbeidsmiljøutvalg , skal rutinene behandles der.

Slik håndterer du et varsel

Arbeidsgiver plikter å sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid, og at varsleren har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø underveis. En enkel saksgang:

1. Bekreft mottak raskt, gjerne innen få dager, og forklar hva som skjer videre.
2. Vurder habilitet. Gjelder varselet daglig leder, må noen andre håndtere saken, typisk styret.
3. Undersøk faktum. Snakk med varsleren, den omvarslede og eventuelle vitner. Dokumenter alle samtaler.
4. Konkluder og sett inn tiltak hvis forholdet er kritikkverdig, alt fra endrede rutiner til advarsel eller oppsigelse.
5. Gi tilbakemelding til varsleren om at saken er behandlet, innenfor det taushetsplikten tillater.
6. Følg med på gjengjeldelse. Sjekk aktivt at varsleren ikke opplever negative reaksjoner i etterkant.

I betente saker, særlig ved konflikter og påstander om trakassering, kan det være klokt å la en nøytral part bistå i faktaundersøkelsen. En bedriftshelsetjeneste kan bistå med konflikthåndtering og med å ivareta arbeidsmiljøet rundt saken.

Varsling og avvik: to spor som henger sammen

Mange blander varsling og avvik, og i praksis glir de over i hverandre:

• Et avvik er brudd på rutiner eller regelverk i den daglige driften: manglende verneutstyr, en nestenulykke, en rutine som ikke følges. Slikt meldes i avvikssystemet og håndteres som forbedringsarbeid.
• Et varsel gjelder kritikkverdige forhold av en annen tyngde, ofte med personer involvert: trakassering, økonomisk mislighold, ledelse som bevisst bryter loven.

Tommelfingerregel: gjelder saken en tilstand eller et system, er det oftest et avvik. Gjelder den noens adferd eller bevisste lovbrudd, er det oftest et varsel. En melding levert i feil kanal mister ikke sitt vern; en ansatt som melder trakassering som «avvik», er like fullt en varsler. Sørg derfor for at den som behandler avviksmeldinger, vet når en sak skal løftes over i varslingssporet.

Et lavterskel avvikssystem er for øvrig den beste forebyggingen: der det er trygt og normalt å melde småting, vokser sakene sjelden til varslingssaker. Det henger tett sammen med et godt psykososialt arbeidsmiljø , der takhøyden for å si fra er reell.

Kom i gang på en ettermiddag

Sett av et par timer: skriv utkast til rutine, gå gjennom den med de ansatte og verneombudet, juster, og gjør den tilgjengelig der folk faktisk leser, i personalhåndboken, i HMS-håndboken og gjerne på veggen. Ta varsling inn i onboardingen av nyansatte, og repeter kort en gang i året.

Skriftlig rutine, kjent for alle, med en trygg vei utenom nærmeste leder. Det er hele kravet, og det er gjort før helgen.