Julebord: arbeidsgivers ansvar før, under og etter

Julebordet føles som fritid, men juridisk er det ikke så enkelt. Arbeidsmiljølovens vern mot trakassering gjelder også på sosiale arrangementer i regi av arbeidsgiver, samtidig som yrkesskadeforsikringen som hovedregel ikke dekker det som skjer der. For daglig leder betyr det at ansvaret blir med på festen, mens sikkerhetsnettet blir igjen på kontoret. Her er hvordan du rigger kvelden riktig, og hva du gjør hvis noe går galt.

§ 4-3 blir med på festen

Arbeidsmiljøloven § 4-3 krever at ansatte ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, og bestemmelsen gjelder når arbeidsgiver samler de ansatte, også på kvelden, også med bar. Et julebord arrangert eller betalt av bedriften er en forlengelse av arbeidsplassen i lovens forstand.

Det betyr i praksis:

• En upassende hånd, en nedsettende «spøk» eller seksuelt press på julebordet er et arbeidsmiljøbrudd, ikke en privatsak mellom kolleger.
• Arbeidsgiver har plikt til å forebygge, blant annet gjennom tydelige forventninger og en fornuftig ramme rundt arrangementet.
• Ledere er «på jobb» hele kvelden i den forstand at deres oppførsel og deres reaksjon på andres oppførsel tilhører lederrollen.

Trakasseringssaker med utspring i julebord er ikke en teoretisk konstruksjon. De dukker opp i domstoler, i medier og i personalmapper hvert eneste år, og de håndteres som det de er: reelle personalsaker med krav til forsvarlig saksbehandling. Ansvaret følger av det generelle arbeidsgiveransvaret , og det kan ikke skåles bort.

Forsikringen blir som hovedregel igjen hjemme

Her går skillet motsatt vei av det mange tror: yrkesskadeforsikringen dekker skader «i arbeid, på arbeidsstedet, i arbeidstiden», og et julebord er som hovedregel utenfor alle tre. Den som brekker ankelen på dansegulvet eller skader seg på vei hjem fra festen, er normalt ikke yrkesskadedekket, selv om arbeidsgiver har betalt hele kvelden.

Grensetilfeller finnes, for eksempel faglige arrangementer der deltakelse i praksis er pålagt, eller teambuilding-aktiviteter i arbeidstiden. Men planlegg ut fra hovedregelen:

To praktiske konsekvenser: vurder risikoen i aktivitetene (aking, skøyter og konkurranser med alkohol i blodet er en kjent skadeoppskrift), og vurder om bedriften bør ha ulykkesforsikring på fritid for ansatte, slik at hullet tettes. Uansett bør ansatte vite hva som gjelder, det er ryddigst før festen, ikke etter fallet.

Alkohol: policy før, ikke moralisering etter

De aller fleste julebordsakene har én fellesnevner, og den serveres i glass. En kort, tydelig alkoholpolicy er derfor det mest effektive forebyggende tiltaket:

• si klart fra på forhånd hva som er rammen, for eksempel antall enheter på bedriftens regning, og når baren stenger
• sørg for gode alkoholfrie alternativer uten at de som velger dem, må forklare seg
• server skikkelig mat, og legg festen opp slik at alkohol ikke er hovedaktiviteten
• planlegg trygg hjemreise, oppsatt transport eller taxiordning

Har bedriften en AKAN-tilnærming, er julebordet en naturlig del av den: ruspolicyen skal si noe om nettopp arrangementer i bedriftens regi. Og hvis kvelden avdekker at en medarbeider sliter med rus, er det en oppfølgingssak, ikke et diskusjonstema i pausen. Hvordan slike samtaler tas, har vi skrevet om i artikkelen om AKAN og rus på jobben .

Leders rolle under festen

Lederen skal ikke være festens politi, men heller ikke dens verste eksempel. Tre enkle prinsipper:

1. Vær edru nok til å lede. Minst én i ledelsen bør holde seg på et nivå der det går an å håndtere en situasjon klokt ved midnatt.
2. Grip inn tidlig og lavmælt. En kollega som får en stille beskjed og en taxi klokka ti, er en god historie. Den samme kollegaen klokka to er en personalsak.
3. Se etter de stille. Den som trekker seg unna eller plutselig drar, kan ha opplevd noe. Et diskret «går det bra?» koster ingenting.

Etterpå: oppfølgingen avgjør

Det som skjedde på julebordet, blir ikke borte i romjulen. Hvis noe har skjedd:

• Ta imot meldingen ordentlig, uansett om den kommer som en formell klage, et varsel eller en forsiktig kommentar over kaffen. Bagatellisering («det var jo fest») er den klassiske feilen, og den gjør en vond sak verre.
• Undersøk forsvarlig: snakk med de involverte hver for seg, dokumenter, og gi begge parter en reell mulighet til å forklare seg.
• Konkluder og følg opp med tiltak som står i forhold til det som skjedde, fra en alvorlig samtale til advarsel eller mer.
• Ivareta arbeidsmiljøet rundt saken. En trakasseringssak mellom to kolleger påvirker hele det psykososiale arbeidsmiljøet , og taushet fra ledelsen tolkes alltid i verste mening.

I betente saker kan en bedriftshelsetjeneste bistå med faktaundersøkelse og konflikthåndtering, en nøytral tredjepart senker temperaturen og hever kvaliteten på prosessen.

Sjekkliste før julebordet

• invitasjon som gjør frivillighet tydelig, og som ønsker alle velkommen
• alkoholpolicy kommunisert på forhånd, med alkoholfrie alternativer
• risikovurdering av aktiviteter, og avklart forsikringsdekning
• transport hjem planlagt
• minst én edru leder med ansvar for kvelden
• kjent kanal for å si fra hvis noen opplever noe ubehagelig

Julebordet skal være årets hyggeligste kveld, og med rammene på plass er det som regel akkurat det. Ansvaret ditt som arbeidsgiver tar ikke ferie, men godt forarbeid gjør at du slipper å bruke det.